Le spese di rappresentanza sono una materia in continua evoluzione da un punto di vista del loro trattamento normativo e fiscale. Le leggi mutano costantemente, per cui bisogna stare appresso alle novità, al fine di non incappare in spiacevoli sorprese. Partiamo dalla definizione, stando al comma 1, D.M. 19/10/2008, si intendono quei costi, che in relazione all’obiettivo aziendale di generare potenziali benefici economici, siano sostenuti in una dimensione congrua e documentata per l’erogazione gratuita di beni e servizi con finalità promozionali, di pubbliche relazioni e il cui sostenimento è basato su criteri di ragionevolezza.
Dunque i criteri legislativi sono quelli della gratuità, della congruità e dell’inerenza. Essi sono legati al concetto di pubbliche relazioni, che fa in modo che tali spese siano effettuate non soltanto in favore dei clienti, bensì anche di soggetti, con i quali l’impresa avrebbe interesse a intrattenere rapporti. Si tratta di costi, quindi, che non necessariamente devono essere legati ai ricavi.
Da un punto di vista fiscale, tali oneri sostenuti possono essere deducibili in misura percentuale e a scaglioni, in base ai proventi e ricavi conseguiti dalla gestione caratteristica dell’impresa e risultanti dalla dichiarazione dei redditi inerenti allo stesso periodo d’imposta. I limiti di deducibilità sono pari all’1,3% dei ricavi e proventi fino a 10 milioni di euro, allo 0,5% dei ricavi e proventi per la parte eccedente i 10 milioni di euro e fino a 50 milioni di euro, allo 0,1% dei ricavi e dei proventi per la parte superiore ai 50 milioni di euro.
Sono considerate spese di rappresentanza quelle relative ai viaggi turistici, durante i quali si tengono attività promozionali relative a beni e servizi oggetto dell’attività d’impresa, quelle relative a feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento, organizzati nel corso di manifestazioni aziendali o altre festività o di occasioni come l’inaugurazione di nuove sedi, uffici, mostre o eventi durante i quali sono esposti beni e servizi dell’impresa, spese per beni e servizi erogati gratuitamente, se inerenti all’attività d’impresa.
Tutte queste spese sono sottoposte all’obbligo di documentazione con l’indicazione di dati ben precisi, generalità degli ospiti, luogo, durata, natura dei costi e della manifestazione e evento. Rientrano tra questo tipo di spese anche la somministrazione di cibi e bevande, sempre che siano inerenti alle pubbliche relazioni, ma la loro deducibilità è ridotta al 75%. Sono deducibili al 100% anche i gadget e i campioni a distribuzione gratuita fino al valore di 50,00 euro, non rientrando nel plafond dei limiti sopra indicati. Pertanto, le spese di rappresentanza sono deducibili interamente a fini delle imposte dirette, ma quelle inerenti vitto e alloggio e all’ospitalità dei clienti sono deducibili al 75%.
Discorso più complesso riguarda gli omaggi aziendali. Una prima distinzione va operata con riguardo ai beni distribuiti gratuitamente, tra quelli rientranti nell’attività d’impresa e non. Le norme segnalano che fino al valore di 50,00 euro sono totalmente deducibili, mentre al di sopra di tale valore concorrono a formare il plafond, quindi, sono sottoposti ai limiti dei ricavi sopra indicati.
Quanto agli omaggi ai dipendenti, mancando il criterio dell’inerenza, sono considerati totalmente indeducibili ai fini IVA, mentre rappresentano pur sempre costi totalmente detraibili ai fini del reddito. Va anche precisato che gli omaggi erogati ai dipendenti, in forma di fringe benefit, assicurazioni, non concorrono a formare il loro reddito, sempre che nell’anno solare siano contenuti entro il limite di 258,23 euro.
Per quanto riguarda la detraibilità dell’IVA, il DPR 633/1972, art.19 bis1 lettera h, recita che non è ammessa la detrazione dell’IVA relativa alle spese di rappresentanza, tranne quelle sostenute per l’acquisto di beni di costo unitario non superiore a 25,82 euro. La conseguenza è che i costi sono integralmente detraibili fino ai 50,00 euro, mentre l’IVA è detraibile fino a 25,82 euro e del tutto indetraibile al di sopra di questa soglia.
Per i professionisti esiste il limite dell’1% dei ricavi percepiti nell’anno, relativamente alle spese di rappresentanza. Ai fini IVA non è ammessa alcuna detraibilità, non potendo il professionista produrre o commercializzare alcun bene.
Se, invece, il bene oggetto dell’omaggio rientra nell’attività d’impresa, l’IVA diventa sempre detraibile, mentre le spese sono deducibili integralmente fino ai 50,00 euro e al di sopra di questa soglia rientrano nel plafond delle spese di rappresentanza, sottoposti ai limiti in funzione dei ricavi e proventi maturati nell’anno. In questo caso, infatti, l’omaggio è una cessione gratuita di un bene prodotto o commercializzato dalla stessa azienda, per cui è sottoposto agli obblighi di fatturazione o autofatturazione. Gli obblighi contabili non sussistono, però, se in sede di acquisto, l’IVA non sia stata detratta.
Dunque, è essenziale che l’azienda capisca, anzitutto, quando e in che misura possa dedurre i costi sostenuti per le spese di rappresentanza e se queste ultime siano classificati tali ai fini fiscali. Successivamente, dovrà operare la distinzione, se è il caso, di omaggi di beni prodotti o commercializzati o che non rientrino nell’attività svolta.