Il Registro delle Fatture emesse è uno dei libri contabili obbligatori per le aziende, che sono tenute anche a tenere il Registro dei Corrispettivi e quello degli Acquisti o Registro delle Fatture di Acquisto. Lo prevede l’art.23 del Decreto del Presidente della Repubblica n.633/1972, secondo cui il contribuente è tenuto ad annotare in un apposito registro le fatture emesse entro 15 giorni e nell’ordine della loro numerazione, oltre che facendo riferimento alla data della loro emissione.
Al suo interno, il registro non può contenere abrasioni, cancellature e spazi bianchi, La tenuta di questo registro non è soggetta alla vidimazione e al pagamento dell’imposta di bollo. Prima ancora che esso sia utilizzato, è necessario procedere alla numerazione delle pagine, che stando alla Risoluzione n.85/2002 dell’Agenzia delle Entrate, deve essere progressiva e su ciascuna di esse deve riportare l’anno di riferimento, in modo da evitare che la progressione sia illimitata.
Quanto ai termini per la registrazione delle fatture, essi dipendono dal sistema adottato. Se si tratta di una fattura immediata, la registrazione deve avvenire entro 15 giorni dalla data della sua emissione, mentre per le fatture differite, la registrazione può avvenire entro i termini previsti per la sua emissione, ovvero entro il quindicesimo giorno del mese successivo alla data in cui si è realizzata l’operazione.
Per le registrazioni effettuate in modalità informatica, la registrazione deve avvenire entro 60 giorni dalla data di rilevazione. Quanto alle informazioni da riportare nel registro, lo stesso D.P.R. elenca quelle obbligatorie, che sono la data di emissione, il numero progressivo, l’anagrafica del cliente, denominazione o ragione sociale per un’impresa, nome e cognome per una persona fisica, l’ammontare della base imponibile per una o più operazioni e l’ammontare dell’imposta, tenendo conto delle eventuali diverse aliquote.
Vediamo come si compone il Registro delle Fatture emesse nel dettaglio. Una prima sezione è dedicata alla numerazione e alla data dei documenti. In questa sezionedeve essere indicato il numero della fattura e deve essere riportata la data di emissione della stessa. Inoltre, va riportato il numero di registrazione progressivo attribuitogli e la data di avvenuta registrazione.
A questo punto, bisogna procedere con l’indicare la ragione sociale o la denominazione dell’impresa, oppure il nome e il cognome della persona fisica acquirente. Quanto agli importi, il registro prevede una colonna per ciascuna aliquota IVA. Come sappiamo, infatti, esistono attualmente in Italia 3 aliquote relativamente all’imposta sul valore aggiunto, la più alta è del 22% e fa riferimento alla stragrande maggioranza delle transazioni, quella del 10% è essenzialmente legata alle cessioni di beni alimentari e, infine, quella agevolata del 4%, che è inerente ai libri scolastici e ai beni agricoli, principalmente.
La distinzione si rende obbligatoria per il calcolo corretto dell’imposta. Immaginiamo, per esempio, che un’azienda emetta una fattura per complessivi 10.000 euro più IVA, relativa alla cessione a terzi di beni e servizi soggetti sia all’aliquota del 22%, sia a quella del 10%. Ipotizziamo, che sia stata venduta merce per 7.000 euro, sottoposta all’aliquota più elevata, oltre che altri beni per complessivi 3.000 euro, sottoposti all’aliquota del 10%. Nel primo caso, l’imposta è pari a 1.540 euro, mentre nel secondo caso è di 300 euro. Dunque, in una colonna dovrà inserire 1.540 euro e nell’altra 300 euro. Si otterrà così che la fattura è stata emessa per un valore complessivo di 11.840 euro, di cui 10.000 euro sono dati dalla base imponibile.
Può accadere, poi, che un’operazione sia esente da IVA. Visto che il registro prevede chiaramente un simile caso, bisogna inserirla nell’apposita colonna. Potrai utilizzare un foglio del registro per ciascun mese e alla fine di esso dovrai sommare i valori totali.
Esiste anche una contabilità semplificata per i cosiddetti contribuenti minori, sulla base dell’art.32 del D.P.R. 633/1972. Essa è prevista in favore di quanti abbiano registrato nell’anno solare precedente ricavi non superiori a 400.000 euro per imprese aventi ad oggetto la prestazione di servizi e gli esercenti arti e professioni, a 700.000 euro per le imprese aventi come oggetto altre attività, ovvero quelle attive nella cessione di beni. Per le imprese attive sia nell’uno che nell’altro campo si fa riferimento all’attività prevalente. Questi contribuenti potranno limitarsi alla tenuta di un bollettario a madre e a figlia. La figlia costituisce la fattura vera e propria da consegnare al cliente, mentre la madre sostituisce le annotazioni da riportare sul Registro delle Fatture emesse.
I contribuenti che non effettuano l’annotazione distinta dei corrispettivi possono usufruire di questa contabilità semplificata, ma sono sottoposti al limite di 400.000 euro.
Non sono obbligati alla tenuta del Registro delle Fatture emesse nemmeno i contribuenti, che applicano il regime delle nuove iniziative economiche, i contribuenti minimi, gli esercenti attività di agricoltura e pesca ammesse al regime speciale, i soggetti sottoposti ad esonero degli adempimenti contabili, i commercianti al minuto e assimilati, gli operatori nel settore dell’intrattenimento.