Le fatture sono documenti fiscali, per cui vanno compilate ed emesse nei tempi e nei modi corretti, se non si vuole incorrere in sanzioni. Tramite di esse, si ha il conteggio delle diverse imposte da versare allo stato.
Tutte le fatture vanno inserite nel registro delle fatture e devono seguire i seguenti tempi, per le fatture immediate, la registrazione deve avvenire entro 15 giorni dalla data di emissione, per le fatture differite, il termine di riferimento massimo è quello di emissione o con riferimento alla spedizione o consegna della merce, entro il quindicesimo giorno del mese successivo. Per le fatture di importo unitario inferiore ai 150 euro, si può procedere alla registrazione riepilogativa mensile, entro il quindicesimo giorno del mese successivo.
Facciamo un esempio, per una fattura differita emessa il 5 di luglio, la registrazione deve avvenire entro il 20 di luglio. Per una fattura differita emessa il 10 di luglio, ma relativa a una merce spedita il 27 giugno, la registrazione deve avvenire entro il 15 di luglio.
Attenzione, però: ai fini del calcolo dell’IVA a debito, si fa riferimento alla data di avvenuta consegna o spedizione della merce e non alla data di registrazione della fattura. In sostanza, nell’esempio precedente della fattura differita, l’IVA dovrà essere calcolata a debito sul mese di giugno – mese in cui è avvenuta la spedizione della merce – non sul mese di luglio, quando è avvenuta la registrazione della fattura.
Le fatture immediate esentono dall’emissione anche dello scontrino fiscale o del documento di trasporto, tranne nei casi in cui l’emissione della fattura avvenga successivamente, anche se entro la mezzanotte del giorno stesso.
Le fatture vanno registrate in ordine cronologico e devono annotarsi in esse i seguenti termini: la data di emissione, il numero progressivo di emissione, l’indicazione del cliente ( nominativo o la ragione sociale), imponibile distinto per aliquota e IVA distinta per aliquota.
Nel caso in cui l’operazione non sia soggetta all’imponibilià IVA (cessioni intra-UE o esportazioni), al posto dell’IVA va annotato il titolo di imponibilità e il relativo articolo di legge.
Oltre alle fatture immediate e differite sopra citate, esistono anche altre tipologie di fatture, che è bene conoscere. La fattura accompagnatoria è così chiamata perché “accompagna” la merce durante il trasporto. Essa contiene le informazioni tipiche di una fattura e quelle relative al trasporto. Diversa da essa è il DDT, un documento di trasporto introdotto con il D.P.R. 472/96, che sostituisce la vecchia bolla di accompagmamento per la maggior parte dei casi relativi al trasporto di merci.
Il DDT deve contenere i seguenti dati: data di emissione, numero di progressione, dati identificativi del venditore (nome o ragione sociale, indirizzo e numero partita IVA, iscrizione al Registro delle Imprese, codice fiscale), dati identificativi del cliente (nome o ragione sociale e indirizzo), natura e quantità dei beni trasportati, indicazione della società incaricata del trasporto (se avviene tramite vettore), data di effettiva consegna della merce (se avviene successivamente alla data di emissione del DDT).
Le note di variazione sono documenti di rettifica a precedenti fatture. Le note di accredito sono emesse in seguito allo storno totale o parziale di importi precedentemente fatturati verso un cliente, a causa di resi o di errori sui prezzi. Le note di addebito, al contrario, variano al rialzo le fatture precedenti, ad esempio, perché in esse era stato riportato un prezzo inferiore a quello effettivamente concordato.
Le cosiddette “fatture proforma” non sono documenti validi ai fini fiscali, ma vengono emesse in anticipo rispetto a una fattura vera e propria, generalmente in relazione a transazioni con l’estero, al fine di consentire al cliente, ad esempio, di ottenere un’apertura di credito bancario.
Simili alle fatture sono le “parcelle”, ossia documenti emessi dai liberi professionisti per compensi ricevuti dai clienti. Gli avvisi di parcella, invece, sono simili alle fatture pro-forma e non hanno alcuna validità ai fini fiscali.
Sulla base delle fatture, i contribuenti dovranno pagare l’IVA mensilmente o ogni trimestre la differenza tra l’IVA a debito (calcolata sulle fatture emesse sulla merce venduta) e l’IVA detraibile o a credito (computata sulle fatture incassate sulla merce acquistata). I contribuenti IVA mensili dovranno pagare la differenza, se positiva, tra l’IVA a debito maturata sul mese precedente e l’IVA a credito. Se il contribuente risulta che dovrà versare una cifra non superiore a 25,82 euro, l’IVA va liquidata insieme a quella del mese seguente. La liquidazione per i contribuenti mensili deve avvenire entro il 16 del mese successivo alle operazioni di riferimento.
Per i contribuenti trimestrali, invece, la liquidazione dell’IVA dovrà avvenire entro il giorno 16 del secondo mese successivo ai 3 mesi precedenti di riferimento per le operazioni. Per l’ultimo trimestre, invece, la liquidazione avviene con quella annuale, ad eccezione delle categorie degli autotrasportatori, dei distributori di carburante e dei subfornitori, per i quali la liquidazione dell’ultimo trimestre può avvenire entro il 16 febbraio successivo. In ogni caso, per chi si avvale dei pagamenti ogni tre mesi è prevista la maggiorazione dell’1% dell’importo a debito.