In questa guida spieghiamo come aprire un’agenzia di pubbliche relazioni e quali sono i costi da sostenere.
Agisce da interfaccia tra le aziende, associazioni, istituzioni e il mercato. Può lavorare per un’impresa che vuole presentare un nuovo prodotto al grande pubblico, per un’associazione che si rivolge solo a un certo tipo di utenti, per una società di servizi che vuole costruirsi un’immagine, o entrare in un nuovo settore.
Il compito dell’agenzia è di costruire un messaggio accattivante e farlo arrivare ai destinatari. I modi sono svariati. Per questo, la struttura deve mettere a disposizione dei suoi clienti una serie di servizi: può creare un evento di presentazione del prodotto (per esempio, un concerto, o una mostra itinerante); organizzare un convegno per far conoscere che esiste una problematica e c’è il modo per risolverla (invitando esperti e personalità); nel caso dell’attività di pubbliche relazioni può tenere i contatti con alcuni soggetti in particolare: per esempio, istituzioni locali, Comuni e Regioni, o alcuni gruppi politici. Infine, ed è il caso più frequente, può gestire l’ufficio stampa, vale a dire la relazione con i mezzi d’informazione: giornali e riviste, radio, tv, Internet.
Il punto di partenza è attivare una rete di contatti con giornalisti, opinionisti, esperti e con tutte le altre figure che possono essere utili per trasmettere il messaggio. E’ quella che in gergo si chiama mailing list, il patrimonio dell’agenzia, prezioso e da tenere sempre aggiornato. I contatti non vanno solo creati, ma anche mantenuti, il flusso di informazioni e lo scambio con gli altri operatori della comunicazione (giornalisti, per esempio) dev’essere continuo, con l’obiettivo di arrivare a un rapporto collaborativo.
Sull’altro fronte, quello del cliente, l’agenzia che cura l’ufficio stampa ha il compito di recepire le direttive, consigliare il tipo di comunicazione, o alcune azioni particolari, se necessario, e tradurre il contenuto in uno scritto (la cartella stampa di presentazione, oppure il comunicato stampa), da trasmettere ai mezzi d’informazione. Il lavoro non finisce qui, ma continua in alcuni passi successivi: è importante ricontattare tutti per avere idea del loro interesse alla notizia, mettere a disposizione notizie di approfondimento se richieste, cambiare il tono dello stesso messaggio secondo il tipo di interlocutore.
Inoltre, il lavoro comprende l’organizzare interviste con i manager dell’azienda, gestire il materiale forografico e altra documentazione, tenere la rassegna stampa, vale a dire l’archivio degli articoli pubblicati.
Un punto fondamentale delle agenzie di pubbliche relazioni, soprattutto piccole, è il passaparola: l’amico conosce qualcuno, che lavora in un’azienda, che vorrebbe farsi un’immagine… e così via. E’ necessario farsi un pò di pubblicità sul campo, spargere la voce, quindi risparmiare per realizzare un proprio sito Internet, anche solo “di vetrina” e non immediatamente operativo, e studiare accordi con altri siti, oppure alcuni sistemi di co-marketing con altre aziende. Un esempio? Se l’agenzia realizza un evento, può accordarsi per avere la visibilità del suo marchio su volantini, manifesti, uscite pubblicitarie.
Per avviare un ufficio di pubbliche relazioni, serve uno spazio attrezzato con computer, telefono, fax e tutte le tecnologie del caso. Può bastare anche un monolocale, o un bilocale. In tutto, per l’investimento iniziale vanno calcolati circa 13 mila euro, di cui si possono prevedere circa 2.500 investiti per ristrutturare e sistemare gli spazi e circa 4.500 per arredarli. Atri investimenti riguardano la promozione iniziale (quattromila euro), oltre agli adempimenti burocratici e costi vari (duemila euro).
Con un po’ di organizzazione anche chi parte da solo riesce a seguire due o anche tre clienti fissi, oppure due aziende importanti a cui accostare qualche lavoro occasionale: la redazione di cartelle stampa, una newsletter, un ufficio stampa di breve periodo. I prezzi delle collaborazioni e consulenze sono i più vari e dipendono dal settore, dal tipo di attività da svolgere per l’azienda, dalla mole di lavoro, dalla propria forza contrattuale.
All’inizio bisogna farsi conoscere e crearsi un mercato, quindi non è il caso di applicare le tariffe di una multinazionale, o di una grande agenzia. Fanno fede anche le tariffe minime stabilite dall’Ordine nazionale dei giornalisti che ha previsto, per esempio, poco meno di 31 mila euro l’anno per l’attività di addetto stampa e 6.500 euro per l’organizzazione di una conferenza stampa nazionale. Spesso, però, le cifre che si riescono a spuntare sono più basse: anche la metà di quelle del tariffario. In altri casi molto superiori. Per grandi numeri un ufficio stampa con attività di pierre annuale può essere valutato dai 16 ai 55 mila euro l’anno, secondo i casi.
Considerate che se i clienti sono importanti (o meglio laboriosi), è difficile poter gestire due o tre aziende da soli: da mettere in conto uno o due collaboratori, se non almeno per i periodi in cui ci sono i picchi di lavoro, per esempio l’organizzazione di un evento.
Per il resto, i costi sono quelli classici di una società di servizi e riguardano soprattutto l’affitto, il telefono e le trasferte, il materiale e la documentazione che ammontano a circa 22 mila euro l’anno, di cui 17 mila circa sono fissi (quindi vanno considerati sia nel caso ci sia lavoro, sia in caso contrario), mentre cinquemila euro circa sono costi variabili dovuti allo svolgersi dell’attività.
Il primo anno, e forse anche il secondo, si può pensare di arrivare a un reddito operativo di circa 27 mila euro. Se parte di questa cifra può essere investita nella promozione dell’attività, è probabile che l’anno successivo i ricavi crescano.