Come Scrivere una Lettera Formale

In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera formale.

Nell’era delle mail, della messaggistica istantanea, della comunicazione veloce, scrivere lettere può apparire fuori dal tempo, per cui non sono in tanti a sapere impostare una missiva, anche tra coloro che sono attivi nel mondo del lavoro e che utilizzano le lettere per comunicare con colleghi, superiori e persone al di fuori all’azienda e con le quali non si ha un rapporto di confidenza. Iniziamo con il dire, infatti, che la lettera formale è obbligatoria in casi precisi, per i quali si rischia altrimenti di apparire troppo informali e inadeguati, dando a chi legge un’impressione sbagliata di voi.

Uno dei casi tipici per cui risulta necessario ricorrere a una lettera informale si ha quando ci si candida a un posto di lavoro. Accanto al curriculum, sempre più frequentemente viene sollecitato l’invio di una lettera di presentazione, che in poche battute sia in grado di segnalare al selezionatore le vostre caratteristiche essenziali e tali da rendervi preferibili ad altri candidati.

La prima cosa che bisogna sapere per scrivere una lettera formale è il tipo di linguaggio da utilizzare. Non bisogna apparire informali, ma nemmeno ridondanti. Pertanto, risulta sempre positivo scrivere una missiva relativamente breve e la cui struttura sia in grado di essere valutata anche visivamente, attraverso la delimitazione degli spazi dedicati a ciascuna sezione della lettera, nel senso che, quando si passa, per esempio, dalla parte introduttiva a quella centrale, è indispensabile che chi legge possa subito carpire questo passaggio, attraverso una spaziatura tra i due paragrafi.

Indipendentemente dal linguaggio che si è scelto di utilizzare, ricordatevi che essere formali non significa diventare contorti o prolissi. Le frasi devono essere scritte bene, ma anche dalla comprensione immediata. Pensiamo al caso di una lettera inviata a un ente pubblico, chi legge ha tipicamente pochi secondi per capire il vostro problema, se gli rendete il lavoro complicato, il danno potrebbe essere vostro, che magari restate in attesa di una risposta che non arriverà mai o arriverà dopo molto tempo.

La lingua italiana è ricca di modi di dire, sinonimi e significati, ma ricordatevi che la struttura base della frase a cui dovete sempre attenervi è la seguente, soggetto più verbo più complemento. Le frasi devono essere relativamente brevi, in modo che siano efficaci. Frasi lunghe risultano poco immediate e spesso rendono poco piacevole la lettura. Lo stesso ragionamento vale anche per una lettera formale.

Da un punto di vista della struttura, la lettera formale è composta dalle seguenti sezioni, mittente, luogo e data, destinatario, riferimenti, oggetto, formula di apertura, corpo della lettera, formula di chiusura, firma, eventuali Post Scriptum, allegati, iniziali dell’autore o del dattilografo.

Partiamo dal mittente, il nome e cognome di chi invia la lettera va scritto in alto a sinistra. La sezione può contenere anche il logo, se il mittente è un’azienda, così come l’indirizzo mail.

Luogo e data vanno scritti a destra, poco più in basso rispetto all’altezza del mittente. Risulta essere anche possibile inserirli a sinistra. Il luogo è quello in cui è stata scritta la missiva, la data quella in cui è stata scritta. Importante, luogo e data vanno inseriti sulla stessa riga, separati da una virgola. Quanto alla data, può essere scritta in due modi: giorno in cifre, mese in lettere e anno in cifre, oppure nella forma gg/mm/aaaa.

Il destinatario è colui o colei che deve ricevere la lettera. La sezione contiene nome e cognome del ricevente o la sua ragione sociale, se si tratta di un’azienda, oltre che l’indirizzo. I suddetti dati vanno scritti in alto a destra, subito sotto a data e luogo. Per rendere più cortese la forma, si può fare precedere il nome del destinatario dalla formula Alla Cortese Attenzione di o da CA.

I riferimenti si inseriscono solitamente nelle lettere formali commerciali e segnalano precedenti comunicazioni scritte tra mittente e destinatario. Vanno posti a sinistra, poco sotto l’altezza della sezione dedicata al destinatario. Si può scrivere Ns. rif. o Vs. rif., in entrambi i casi seguiti dal codice o dalla sigla del riferimento.

L’oggetto è tipico delle comunicazioni commerciali. Va scritto a sinistra, sotto agli eventuali riferimenti. Di solito, la parola oggetto si scrive in maiuscolo e in grassetto, in modo da dare maggiore enfasi alla comunicazione che seguirà.

La formula di apertura è il modo in cui inizia la lettera. Va scritta a sinistra e deve iniziare chiaramente con una lettera maiuscola e finire con una virgola. Esempio, Gentile Sig.Mario Rossi. Se nei riferimenti si è già scritto Alla Cortese Attenzione di, nelle lettere commerciali può anche essere tralasciata la formula di apertura, specie se il destinatario fosse un’azienda.

Segue il corpo della lettera, che generalmente deve essere costituito da un’introduzione, seguita da una parte centrale e da una conclusione.

Infine troviamo la formula di chiusura, che può consistere nell’uso di espressioni come Distinti Saluti, Cordialità, In attesa di un Suo riscontro. Essa va collocata in basso a sinistra, sotto alla quale, a destra, deve comparire la firma del mittente, a cui possono aggiungersi indirizzo, numero di telefono e mail. Eventuali aggiunte, spesso per rimarcare la portata della relativa comunicazione, vanno collocate in basso a sinistra.

Comments on this entry are closed.