In questa guida mettiamo a disposizione un fac simile di lettera di risposta a contestazione disciplinare.
Le relazioni tra azienda e dipendenti non sono sempre facili e spesso non filano lisce. Nei casi più gravi, quando il datore di lavoro contesta al lavoratore comportamenti scorretti, si arriva al licenziamento per giusta causa. Tuttavia, nei casi di minori gravità non è necessario o possibile arrivare a tanto. Si pensi a un dipendente che giunga spesso sul posto di lavoro con diversi minuti di ritardo o che faccia uso di un Pc aziendale per scopi personali o ancora che tenga nei confronti dei colleghi un atteggiamento di scarsa collaborazione. In questi, come in numerosi altri casi, il datore di lavoro fa recapitare al lavoratore una lettera di contestazione disciplinare, in cui gli contesta determinati atteggiamenti, indicando anche eventuali date e orari in cui sono avvenuti, invitandolo a porvi fine, minacciando altrimenti l’adozione di sanzioni, tra cui quella estrema del licenziamento.
Dunque, una lettera di richiamo va impostata seguendo tre direttrici essenziali, l’indicazione esatta dei comportamenti contestati, la richiesta esplicita di correggerli e l’indicazione delle conseguenze a cui il lavoratore andrà incontro nel caso in cui non provvederà a correggerli. In genere, la lettera di richiamo viene inviata al domicilio del dipendente tramite raccomandata, ma resta possibile anche la consegna a mano, facendo firmare il destinatario, in modo che si abbia data certa del giorno in cui il lavoratore è venuto a conoscenza della contestazione.
Attenzione, perché il fatto di ricevere una lettera di richiamo non implica di essere per certo dalla parte del torto. Potrebbe anche accadere, per esempio, che al datore di lavoro o all’ufficio del personale siano giunte voci errate sui comportamenti del lavoratore. In ogni caso, bisogna inviare all’azienda una risposta entro 5 giorni dalla data in cui è stata ricevuta quella di contestazione. Non è detto, però, che sia necessario scriverne una, essendo possibile anche una risposta verbale, ovvero presentarsi nell’ufficio del capo e rispondere a voce alle contestazioni. In entrambi i casi, il lavoratore ha diritto ad essere assistito da un rappresentante sindacale. Il sindacato ha come funzione principale proprio la difesa dei diritti dei lavoratori e il suo aiuto potrebbe risultare molto utile nei casi in cui si ritiene di essere vittima di discriminazioni.
Esistono due differenti tipi di risposta che si possono offrire all’azienda, ammettere le proprie colpe o non ammettere le proprie colpe. Nel primo caso si riconoscono gli errori commessi, per i quali il lavoratore fornirà una motivazione della condotta tenuta e chiederà scusa al datore di lavoro, promettendo di porvi rimedio e di comportarsi diversamente d’ora in avanti. Per esempio, egli potrebbe chiarire al capo che i frequenti ritardi con cui è arrivato in un dato periodo sul posto di lavoro sono dovuti al bisogno di accompagnare prima il figlio a scuola, ma fa presente che si organizzerà diversamente, magari con l’aiuto del coniuge o altri familiari, al fine di non ripetere più tali ritardi. Chiedendo scusa per i disagi arrecati, si impegnerà a non procrastinare più la condotta oggetto di contestazione.
Vediamo, invece, cosa fare se non riconosce i comportamenti contestati. Qui, siamo dinnanzi a un caso più complicato. Per prima cosa, bisogna leggere bene le contestazioni e accertarsi di essere davvero nel giusto. Magari, alcuni atteggiamenti sono stati tenuti senza nemmeno farci caso, si ritiene di essere collaborativi con i colleghi, mentre nei fatti è avvenuto il contrario. Se si è convinti, comunque, che le contestazioni siano ingiustificate, sarebbe bene prestare attenzione ai toni da utilizzare, indipendentemente dal fatto che la risposta avvenga in forma scritta o che avvenga a voce. Visto che l’obiettivo primario deve consistere nel mantenimento del posto di lavoro e delle buone relazioni con il capo e i colleghi, le parole da utilizzare per rispondere alle accuse devono essere pacate, misurate e le controdeduzioni portate a difesa propria devono essere pregnanti, non dovranno apparire pretesti, magari solo formali. In ogni caso, bisogna lasciare trasparire la massima collaborazione alla ricerca di una soluzione che possa preservare i buoni rapporti. Per esempio, nego di essere mai stato poco collaborativo con i colleghi su uno specifico progetto, etc., ma m’impegno ugualmente ad accrescere la propria capacità di andare incontro alle esigenze altrui e di migliorare l’ambiente di lavoro.
L’azienda ha a disposizione 10 giorni entro cui fare pervenire al lavoratore una risposta. Se ritiene che essa sia stata sufficiente e convincente, il caso si chiude senza conseguenze, altrimenti si perverrà alla comminazione di un provvedimento disciplinare, che nel peggiore dei casi consisterebbe nel licenziamento. Infine, bisogna precisare che il lavoratore non ha l’obbligo di rispondere a una lettera di contestazione del capo, ma il silenzio potrebbe essere inteso dall’azienda come un’implicita ammissione di colpa, oltre che segno di scarso rispetto delle gerarchie interne.
Fac Simile di Lettera di Risposta Richiamo Disciplinare