Oggi spieghiamo come scrivere una lettera di diffida e proponiamo un modello di lettera di diffida da scaricare.
La lettera di diffida è uno strumento che un soggetto può utilizzare con l’intento di vedere rispettate determinati obblighi da parte di un altro soggetto e consiste nell’intimare a questo di compiere o di astenersi dal compiere una determinata azione. Se la parte diffidata si rifiuta entro il termine assegnato dal compiere l’azione intimata o continua a non astenersi dal compierla, il diffidante potrà rivolgersi all’autorità giudiziaria, perché l’obbligazione prevista venga rispettata.
Per fare in modo che una lettera di diffida abbia valore legale, è importante che essa venga redatta in maniera corretta. In questo articolo, vi spieghiamo proprio come procedere alla redazione di una lettera di diffida. Per prima cosa, bisogna prendere carta e penna e indicare in alto a sinistra le proprie generalità nell’ordine seguente, Nome, cognome, indirizzo e città di residenza ed eventuale recapito telefonico e indirizzo mail. A questo punto, prima di iniziare con l’oggetto della missiva è necessario lasciare un paio di righe vuote per separare la parte riguardante le generalità del mittente dal corpo della lettera.
Quando si arriva all’oggetto, bisogna rivolgersi al destinatario della lettera, ovvero al diffidato, indicandone nome e cognome, seguiti da una virgola e andando a capo. A questo punto, si entra nella parte centrale della missiva, perché bisogna elencare in maniera chiara e sintetica le ragioni della diffida, ovvero quali azioni si pretende che debbano essere messe in pratica dal diffidato o quali questi dovrebbe astenersi dal praticare. Dopo avere esposto la situazione, è necessario anche indicare il termine, entro il quale il diffidato è tenuto a rispettare la diffida. Ecco che il diffidante deve andare a capo, scrivendo la data di redazione della lettera, oltre che nome e cognome propri e completando il tutto con una firma.
Quanto abbiamo sopra esposto è il modo in cui una lettera di diffida dovrebbe essere redatta correttamente. Ora, concentriamoci più sul suo significato e sugli aspetti normativi che la riguardano. Come abbiamo visto, per lettera di diffida intendiamo un’intimazione all’adempimento di un’obbligazione contrattuale. In genere, non si tratta del primo passo che si compie per ottenere il rispetto delle condizioni contrattuali, ma un’azione a cui si dà luogo dopo diversi tentativi andati a vuoto di vederle rispettate.
Si prenda il caso di un fornitore che sulla base di un contratto dovrebbe inviare una partita di merce, ma scaduti i termini previsti non lo ha ancora fatto, o il caso un cliente che, nonostante abbia ricevuto la consegna di una partita di merce o la prestazione di un servizio, non ha ancora effettuato il relativo pagamento, nonostante siano scaduti i termini previsti dall’accordo. In questi casi, inizialmente, specie nei rapporti commerciali, si effettua un sollecito informale, alla buona, teso a comprendere le ragioni del ritardo, magari tramite una telefonata alla parte inadempiente o un suo rappresentante legale. Successivamente, prendendo atto del ritardo ingiustificato, si inizia a inviare una lettera di diffida, ma dal tono ancora amichevole. In genere, si scrivono poche righe, nelle quali si fa presente che siano scaduti i termini dell’obbligazione e che si ricorda, pertanto, che questa è ancora dovuta. Insomma, la forma sembra quasi quella di un promemoria, nella quale si fa intendere alla parte inadempiente di essere vigili sulla mancata prestazione resa, ma senza creare situazioni di formale diffida.
Se dopo svariati giorni l’obbligazione continua a non essere adempiuta, si invia una seconda lettera nella quale si sollecita entro un termine assegnato la controparte ad effettuare la prestazione. Di solito, anche il tono di questa lettera dovrebbe puntare a conservare le relazioni con la controparte, ma sale di livello rispetto alla lettera precedente. Anche in questo caso la parte inadempiente potrebbe reagire o effettuando la prestazione o ignorando la diffida e persino non replicando. Decorso infruttuosamente il termine assegnato, a questo punto sarebbe opportuno redigere una lettera di diffida vera e propria, quella in cui si elenca il ritardo nell’adempimento di un’obbligazione e allo stesso tempo si chiarisce alla parte inadempiente che nel caso l’azione sollecitata non fosse messa in pratica o se non ci si astenesse dal mettere in pratica un’azione determinata, si farà ricorso alle vie legali.
Attenzione, però, al termine indicato per l’adempimento dell’obbligazione. Secondo l’art.1454 del Codice Civile, esso non può essere inferiore ai 15 giorni e decorso il quale senza esito, il contratto è risoluto di diritto. Dunque, il legislatore ha previsto un termine minimo, non massimo per l’adempimento da parte del diffidato. Il diffidante può anche prevederne uno più lungo, specie quando credibilmente ritiene che l’obbligazione non potrà essere onorata in tempi brevi, ma non potrà fissarne uno più breve. Così facendo, le norme assegnano un termine congruo, per fare in modo che si possa adempiere a un’obbligazione nella tutela degli interessi di entrambe le parti.
La lettera di diffida va inviata tramite raccomandata. Risulta essere importante capire che nel momento in cui si invia una tale missiva, si avrà la produzione di effetti giuridici, quale la risoluzione del contratto nel caso di inadempienza dell’obbligazione, decorso il termine assegnato. Per fare in modo che essa abbia valore legale, deve contenere l’intimazione ad adempiere, l’indicazione di un termine adeguato e la dichiarazione che il contratto si intende risoluto di diritto per il caso di inadempienza. Resta il diritto del diffidante di chiedere il risarcimento dei danni provocati dall’inadempienza contrattuale da parte del diffidato.
Il fatto che il contratto si risolva di diritto rappresenta una caratteristica distintiva della lettera di diffida. Inoltre, in essa deve comparire anche la minaccia di adire le vie legali per il caso di inadempienza, magari nominando lo studio legale al quale si è fatto ricorso per la redazione della missiva medesima. In genere, infatti, il solo fatto che il diffidato comprenda che la lettera di diffida sia stata scritta da un avvocato aumenta la pressione perché egli adempia all’obbligazione richiesta.
In effetti, è consigliabile evitare il fai da te e rivolgersi a un esperto di diritto. Questo, essenzialmente per quattro ragioni. Una è stata già detta, un avvocato esprime più timore, oltre che autorevolezza, per cui il diffidato tende a rispettare maggiormente il termine assegnato ed entro cui adempiere. In secondo luogo, un legale conosce le caratteristiche alla base della redazione di una diffida, certamente inserendo in essa tutte le parti essenziali richieste dalle norme, per fare in modo che abbia validità sul piano giuridica. Terzo, un avvocato sa anche quali parole utilizzare, evitando di apparire minaccioso, errore in cui il diffidante può incappare, tenuto conto che non è questo lo spirito della lettera, anzi potrebbe ritorcersi contro le giuste richieste del mittente. Infine, un avvocato ha esperienza di negoziazione e di fatto sa in quali termini impostare la lettera di diffida, in modo da ottenere il massimo risultato possibile in favore del cliente. Si tenga conto, infatti, che in molti casi, al ricevimento di una lettera di diffida, il diffidato a sua volta ricorre a un legale, in modo da ribattere sullo stesso piano al diffidante. Contrariamente a quanto si possa pensare, è un segnale positivo, perché tra colleghi avvocati si è maggiormente inclini a trovare un’intesa, anche perché la discordia non li riguarda sul piano personale, ma professionale. Ciò incrementa le probabilità che tutti ne escano al meglio, il diffidante, che ottiene il rispetto dell’obbligazione e il diffidato, a cui potrebbe essere garantita quella flessibilità necessaria, perché possa eseguire l’obbligazione.