Il preavviso di parcella o notula non è un vero documento contabile e, pertanto, non sostituisce gli obblighi fiscali a cui è tenuto l’imprenditore o il libero professionista, quando riceve il pagamento relativo alla vendita di un bene o un servizio.
Vediamo allora, in cosa consiste di preciso un preavviso di parcella e perché lo si emette.
Può capitare nel mondo degli affari che si abbia la necessità di emettere una fattura, anche senza i requisiti formali che questa prevede. Si pensi, per esempio, a un bonifico bancario ricevuto dal cliente in anticipo rispetto alla consegna della merce. Al fine di tutelare entrambe le parti, l’imprenditore emette una notula o un preavviso di parcella, così che il cliente abbia in mano un documento informale e che non ha alcuna validità da un punto di vista fiscale, ma che in ogni caso rappresenta una prova dell’avvenuta transazione tra le parti, da utilizzare per l’eventualità di mancata ricezione della merce o di invio di quella sbagliata. Allo stesso tempo, anche chi emette questo preavviso si tutela, in quanto ha la possibilità di correggere eventuali errori commessi in fase di trascrizione, senza la necessità di provvedere agli adempimenti formali, quali lo storno della fattura emessa per sostituirla con una nuova.
Quando a emettere il documento sia un libero professionista, come un avvocato o un commercialista, in relazione alla prestazione di un servizio, il documento, sempre di natura informale, prende il nome di preavviso di parcella, mentre negli altri casi è più noto come fattura proforma.
Attenzione, però, a un dato. Già nel 1990, la Commissione tributaria centrale ha stabilito che quando un preavviso di parcella, anche se emesso senza volontà di dare vita a un atto fiscalmente vincolante, contiene tutti gli elementi necessari previsti perché una fattura sia fiscalmente valida, esso fa scattare gli obblighi previste dalle norme fiscali, come il versamento IVA al fisco. Nonostante la contestazione, l’amministrazione finanziaria potrebbe, infatti, inquadrare tale documento come una vera e propria fattura, a nulla valendo l’argomentazione che fosse stata emessa senza scopi formali.
Per questo motivo, è necessario che il preavviso di parcella contenga alcuni elementi, che lo differenzino da una fattura vera e propria, ovvero che non contenga tutti gli elementi formali obbligatori. Inoltre, dovrebbe opportunamente riportare la seguente dicitura Il presente documento non costituisce fattura che sarà emessa all’atto del pagamento ai sensi dell’art.6 del DPR n.633/1972.
Dunque, tra le altre cose, sarebbe bene che l’IVA non comparisse, altrimenti potrebbe generare la convinzione nel cliente, così come nell’amministrazione finanziaria, che si tratti di fattura vera e propria, facendo scattare gli obblighi annessi.
Il documento, se non espone l’importo IVA, non sarebbe valido fiscalmente parlando, ai sensi dell’art 21 del DPR 633. In base allo stesso DPR, la fattura va emessa all’atto del pagamento, ma nulla vieta di emetterla anche prima. Tuttavia, nel caso in cui il cliente non pagasse successivamente la merce o il servizio in tempo, l’imprenditore o il libero professionista dovrebbe provvedere nel frattempo a versare l’IVA allo stato, di fatto anticipando l’imposta per il cliente e addossandosi un rischio. Proprio per questo, spesso ci si mette al riparo da spiacevoli inconvenienti con l’emissione di questo tipo di notule.
Dunque, le notule servono essenzialmente per due ragioni: la prima è per tutelare entrambe le parti, emettendo documenti non formali, fiscalmente parlando, in modo da non dovere successivamente modificare la fattura con l’emissione di un’altra in sua vece, di fatto aggravando gli adempimenti burocratici. Secondariamente, si tratta di un modo per evitare di emettere prima del pagamento del cliente un documento formale, con il rischio di dovere sostenere così il versamento dell’IVA al Fisco senza avere già incassato il dovuto.
Un esempio di preavviso di parcella redatto non correttamente potrebbe essere la notula seguente
Parcella Proforma
Dott. Mario Rossi Spett.le Ditta
Via Roma, 85 Società Srl
20100 Milano, Partita IVA xxxxxxxxx Via Trieste, 617
Data 10 ottobre 2015-10-01 20100 – Milano
Oggetto
Prestazione professionale per
(indicare il tipo di prestazione)
Importo 2.000 euro
Contributivo integrativo 4% Inarcassa 80 euro
IVA 22% su 2.080 euro 457,60 euro
Ritenuta d’acconto Irpef su 2.000 euro 400 euro
Totale netto a pagare 2.137,60 euro
La presente con costituisce fattura. La stessa sarà emessa e rilasciata al committente dopo il pagamento del corrispettivo a norma dell’art.6 DPR n.633/1972.
Quanto sopra indicato potrebbe rappresentare a tutti gli effetti una fattura formalmente compilata, perché inclusiva di IVA. A nulla varrebbe eccepire che il documento si chiude con un’annotazione sulla sua non rilevanza fiscale. Pertanto, una notula redatta correttamente dovrebbe essere priva dell’indicazione dell’importo IVA, in modo da distinguerla da una regolare fattura. In questo modo, infatti, verrebbe meno il contenuto minimo legale previsto per redigere un documento ai sensi dell’art.6 del DPR 633/1972, per cui l’amministrazione finanziaria non potrebbe contestare niente.