La legge finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti della Pubblica Amministrazione possa avvenire solamente in formato elettronico.
A tale proposito, la legge 244/2007 all’art.1 commi da 209 a 214 stabilisce il divieto per le amministrazioni pubbliche (tutte le amministrazioni dello stato, anche autonome e gli enti pubblici nazionali, in seguito anche gli enti locali sono stati coinvolti dal processo di ammodernamento) di accettare le fatture emesse in forma cartacea e il divieto di procedere a qualsiasi tipo di pagamento, anche solo parziale, fino a quando non sarà pervenuta la fattura in formato elettronico.
La ragione di tale norma risiede non solo nella volontà di modernizzare la Pubblica Amministrazione, ma anche nel conseguire risparmi economici, maggiore trasparenza sui fornitori e sulla loro posizione fiscale e monitorare la spesa pubblica in ogni comparto amministrativo. I vantaggi dovrebbero essere evidenti anche per i fornitori di beni e servizi alla Pubblica Amministrazione, in termini di abbattimento dei consumi di carta, di inchiostri, stampanti, costi di spedizione e semplificazione amministrativa.
I soggetti coinvolti dalla novità sono, quindi, le imprese fornitrici, che hanno dovuto adeguare il loro ciclo di fatturazione, potenzialmente anche nei confronti della clientela privata, al fine di evitare una doppia gestione della contabilità e gli uffici della Pubblica Amministrazione, che hanno dovuto adeguare i loro sistemi contabili e informatici ai contenuti del decreto.
La FatturaPA è, quindi, l’unica accettata dalla Pubblica Amministrazione, tenuta ad avvalersi per legge del Sistema di Interscambio. Quest’ultimo è gestito dall’Agenzia delle Entrate ed è un sistema informatico, in grado di ricevere le fatture in forma di file con le caratteristiche dovute della FatturaPA, di effettuare controlli sui file ricevuti e di inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.
Essa presenta le seguenti caratteristiche: l’oggetto si ha in un file XML (extensible markup language), l’unico formato accettato dal Sistema di Interscambio. L’autenticità e l’integrità della fattura elettronica sono garantite dall’apposizione della firma elettronica di chi ha emesso la fattura. La trasmissione si effettua, indicando il codice indentificativo e univoco dell’ufficio destinatario della fattura, che può essere rinvenuto nell’indice delle Pubblice Amministrazioni.
Il soggetto che emette la fattura deve firmarla tramite un certificato di firma qualificata. Essa garantisce sia l’autenticità del chi ha apposto la firma, sia l’integrità del contenuto della fattura.
Per ottenere un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori inseriti nell’elenco dei certificatori autorizzati e pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale, tenendo in considerazione i seguenti aspetti: il Sistema di Interscambio accetta come formati per la firma il CadES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures), aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 733 V1. 7.4 o quello XadES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1. In questo caso, l’unica modalità accettata è quella “enveloped” e non è possibile omettere l’attributo URI all’interno degli elementi di Reference.
Se si sceglie il primo formato, l’estensione del file assume il valore “.xml.p7m” o “.xml”, se si sceglie il secondo formato.
Inoltre, il software utilizzato deve essere in grado di valorizzare sia il parametro “signing time”, che riporta la data e l’ora, sia quello “time zone”, che assume il riferimento temporale.
Per l’invio del file, sono previsti 5 canali di trasmissione: la Posta Elettronica Certificata (PEC), l’invio via web, il servizio SDICoop – Trasmissione, il Servizio SDIFTP e il Servizio SPCoop – Trasmissione.
L’invio tramite PEC è possibile per i soggetti provvisti di una casella di Porta Elettronica Certificata, che garantisce l’invio e la ricezione di messaggi e di eventuali documenti allegati, nonché ne attesta il valore legale, al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno. I file FatturaPA e il file archivio devono essere spediti all’Amministrazione destinataria come allegato al messaggio di PEC.
Il messaggio, comprensivo dell’allegato, non deve superare le dimensioni di 30 megabytes, altrimenti non è garantito il buon esito dell’invio.
Il Sistema di Interscambio mette a disposizione un’applicazione per inviare la FatturaPA o un file archivio, attraverso un’interfaccia web. Per accedere, però, bisogna essere in possesso delle credenziali Entratel o Fisconline oppure essere in possesso della Carta Nazionale dei Servizi, abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. Il file così inviato non dovrebbe superare la dimensione di 5 megabytes.
Il Servizio SDICoop – Trasmissione può essere utilizzato da chi è accreditato presso il Sistema di Interscambio, tramite l’applicazione Accreditare il canale.
Il Servizio SDIFTP è disponibile per quanti vogliano inviare la FatturaPA, utilizzando il protocollo di trasferimento dati FTP, File Transfer Protocol. Si tratta di una modalità adatta a chi deve inviare un numero elevato di fatture, perché il suo utilizzo presuppone che si abbia una struttura a supporto delle attività informatiche e personale disponibile a presidio dell’attività.
Infine, il Servizio SPCCoop – Trasmissione è disponibile per quanti vogliano utilizzare i servizi di cooperazione applicativa, tramite il Sistema Pubblico di Connettività. Per accedervi è necessario accreditarsi al Sistema di Interscambio, sempre tramite l’applicazione Accreditare il canale.