Il fac simile di inventario ristorante è utile per rilevare in modo ordinato le giacenze, i materiali, i prodotti per la pulizia, le attrezzature e gli altri beni presenti nell’attività. Il modello può essere utilizzato per controlli periodici, valorizzazione delle rimanenze, gestione del magazzino, passaggi di gestione e verifica delle differenze tra quantità teoriche e quantità effettivamente rilevate. Sono disponibili il formato Word, modificabile secondo le esigenze del ristorante, e il formato PDF, pronto per la stampa e la compilazione.
Fac Simile inventario ristorante Word
Il modello Word dell’inventario ristorante può essere personalizzato inserendo i dati dell’impresa, le aree da controllare, i prodotti presenti, i valori economici e le eventuali anomalie riscontrate. Il documento è adatto sia alla compilazione digitale sia alla stampa.
Fac Simile inventario ristorante PDF
Il fac simile PDF dell’inventario ristorante è pensato per chi desidera stampare il modello e compilare manualmente le sezioni relative alle giacenze, ai beni strumentali, ai prodotti deteriorati e al riepilogo finale. Può essere firmato e conservato insieme alla documentazione aziendale.
Esempio di inventario ristorante
INVENTARIO DI MAGAZZINO E BENI DEL RISTORANTE DATI DELL’IMPRESA Denominazione o ditta: _______________________________________________ Forma giuridica: _____________________________________________________ Sede legale: _________________________________________________________ Indirizzo del ristorante o del deposito: _______________________________ Codice fiscale: _______________________________________________________ Partita IVA: _________________________________________________________ Numero REA, se disponibile: ___________________________________________ Titolare o legale rappresentante: _____________________________________ Codice interno del punto vendita: _____________________________________ Telefono: ______________________________ E-mail: ________________________________ TIPOLOGIA E OGGETTO DELL’INVENTARIO Tipologia di inventario: Inventario gestionale periodico: ______________________________________ Inventario contabile annuale: _________________________________________ Inventario per passaggio di gestione: _________________________________ Inventario delle attrezzature e dei beni strumentali: __________________ Altro: _______________________________________________________________ Oggetto: Inventario delle giacenze, dei materiali e dei beni presenti presso il ristorante. DATA, ORA E AMBITO DELLA RILEVAZIONE Data di rilevazione: ____ / ____ / ________ Ora di inizio: ___________________________ Ora di fine: _____________________________ Periodo di riferimento: _______________________________________________ Data del precedente inventario, se disponibile: ____ / ____ / ________ Locali e aree inventariate: Magazzino: ____________________________________________________________ Celle frigorifere: ____________________________________________________ Congelatori: _________________________________________________________ Cucina: ______________________________________________________________ Banco bar: ___________________________________________________________ Depositi esterni: ____________________________________________________ Sala: ________________________________________________________________ Altre aree: __________________________________________________________ Eventuali aree escluse: _______________________________________________ RESPONSABILI DELLA RILEVAZIONE Titolare o legale rappresentante: Nome e cognome: _______________________________________________________ Qualifica: ___________________________________________________________ Incaricati del conteggio: Nome e cognome: _______________________________________________________ Qualifica o incarico: _________________________________________________ Firma o approvazione: _________________________________________________ Nome e cognome: _______________________________________________________ Qualifica o incarico: _________________________________________________ Firma o approvazione: _________________________________________________ Eventuale consulente o rappresentante della controparte: Nome e cognome: _______________________________________________________ Qualifica o incarico: _________________________________________________ CRITERI DI RILEVAZIONE Modalità di conteggio: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Unità di misura utilizzate: _______________________________________________________________________ Criterio per la rilevazione delle confezioni intere: _______________________________________________________________________ Criterio per la rilevazione delle confezioni aperte: _______________________________________________________________________ Criterio per la stima delle quantità residue: _______________________________________________________________________ Strumenti utilizzati per il conteggio o la pesatura: _______________________________________________________________________ Criterio di valorizzazione: Prezzo di acquisto: ___________________________________________________ Costo standard: _______________________________________________________ Valore contabile: _____________________________________________________ Valore stimato: _______________________________________________________ Altro criterio: ______________________________________________________ Descrizione del criterio applicato: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Gestione dei prodotti scaduti, deteriorati o non utilizzabili: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Movimenti di carico e scarico durante la rilevazione: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ALIMENTI E BEVANDE N. | Categoria | Descrizione prodotto | Marca o produttore | Codice articolo | Lotto | Scadenza o TMC | Unità di misura | Confezioni intere | Confezioni aperte | Quantità residua | Prezzo unitario | Valore complessivo | Ubicazione | Stato | Note ____ | __________________ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | ____ / ____ / ______ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | ____ / ____ / ______ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | ____ / ____ / ______ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | ____ / ____ / ______ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | ____ / ____ / ______ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | ____ / ____ / ______ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | ____ / ____ / ______ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | ____ / ____ / ______ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ Categorie rilevate: Carni e prodotti ittici: ______________________________________________ Latticini e uova: _____________________________________________________ Salumi: ______________________________________________________________ Ortofrutta: __________________________________________________________ Prodotti surgelati: __________________________________________________ Pasta, riso, farine e conserve: _______________________________________ Oli, condimenti e spezie: _____________________________________________ Pane e prodotti da forno: _____________________________________________ Bevande analcoliche: _________________________________________________ Vino, birra e superalcolici: __________________________________________ Dessert e semilavorati: _______________________________________________ Altre categorie: _____________________________________________________ MATERIALI DI CONSUMO N. | Categoria | Descrizione | Codice articolo | Unità di misura | Quantità | Prezzo unitario | Valore complessivo | Ubicazione | Stato | Note ____ | __________________ | ______________________________ | ______________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | ______________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | ______________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | ______________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | ______________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | __________________ | ______________________________ | ______________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ Materiali rilevati: Tovaglioli: ___________________________________________________________ Tovaglie: _____________________________________________________________ Contenitori monouso: _________________________________________________ Cannucce: _____________________________________________________________ Bicchieri e posate monouso: ___________________________________________ Carta e materiali per confezionamento: _________________________________ Guanti e dispositivi monouso: _________________________________________ Bombole o altri materiali utilizzati nell’attività: ____________________ Altri materiali: _____________________________________________________ PRODOTTI PER LA PULIZIA N. | Descrizione prodotto | Marca o produttore | Codice articolo | Lotto, se disponibile | Unità di misura | Quantità | Prezzo unitario | Valore complessivo | Ubicazione | Stato | Note ____ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ____ | ______________________________ | __________________ | ______________ | ______________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ ATTREZZATURE E BENI STRUMENTALI N. | Descrizione del bene | Marca | Modello | Numero di matricola | Quantità | Stato di conservazione | Ubicazione | Valore contabile o stimato | Documenti di proprietà o garanzia | Note ____ | ______________________________ | ______________ | ______________ | ______________ | __________ | __________________ | __________ | __________ | __________________ | __________________ ____ | ______________________________ | ______________ | ______________ | ______________ | __________ | __________________ | __________ | __________ | __________________ | __________________ ____ | ______________________________ | ______________ | ______________ | ______________ | __________ | __________________ | __________ | __________ | __________________ | __________________ ____ | ______________________________ | ______________ | ______________ | ______________ | __________ | __________________ | __________ | __________ | __________________ | __________________ ____ | ______________________________ | ______________ | ______________ | ______________ | __________ | __________________ | __________ | __________ | __________________ | __________________ ____ | ______________________________ | ______________ | ______________ | ______________ | __________ | __________________ | __________ | __________ | __________________ | __________________ Beni rilevati: Forno: ________________________________________________________________ Frigoriferi e celle: _________________________________________________ Congelatori: _________________________________________________________ Lavastoviglie: _______________________________________________________ Piani cottura: _______________________________________________________ Cappe: _______________________________________________________________ Macchine da caffè: ___________________________________________________ Attrezzature di cucina: _______________________________________________ Registratori telematici e dispositivi informatici: ______________________ Tavoli, sedie e arredi: _______________________________________________ Utensili e stoviglie: _________________________________________________ Altri beni: __________________________________________________________ PRODOTTI SCADUTI, DETERIORATI O NON UTILIZZABILI N. | Descrizione | Categoria | Lotto | Scadenza o TMC | Quantità | Ubicazione | Stato o motivazione | Destinazione prevista | Valore | Note ____ | ______________________________ | ______________ | ______________ | ____ / ____ / ______ | __________ | __________ | __________________ | __________________ | __________ | __________________ ____ | ______________________________ | ______________ | ______________ | ____ / ____ / ______ | __________ | __________ | __________________ | __________________ | __________ | __________________ ____ | ______________________________ | ______________ | ______________ | ____ / ____ / ______ | __________ | __________ | __________________ | __________________ | __________ | __________________ Valore complessivo dei prodotti deteriorati, scaduti o non utilizzabili: Euro _________________________________________________________________ Prodotti separati fisicamente dalle altre giacenze: _______________________________________________________________________ Azioni previste: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ RIEPILOGO ECONOMICO Categoria | Valore complessivo Alimenti e bevande: Euro ______________________________________________ Materiali di consumo: Euro ____________________________________________ Prodotti per la pulizia: Euro __________________________________________ Attrezzature e beni strumentali: Euro __________________________________ Altre categorie: Euro _________________________________________________ Totale generale: Euro _________________________________________________ Valore dei prodotti deteriorati, scaduti o da eliminare: Euro _________________________________________________________________ Valore dei prodotti non valorizzati: Euro _________________________________________________________________ Totale al netto delle rettifiche, se applicabile: Euro _________________________________________________________________ Criterio utilizzato per il riepilogo: _______________________________________________________________________ DIFFERENZE RISPETTO ALL’INVENTARIO PRECEDENTE Categoria o articolo | Quantità teorica | Quantità rilevata | Differenza | Valore della differenza | Motivazione | Azione correttiva __________________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ | __________________ __________________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ | __________________ __________________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ | __________________ __________________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________________ | __________________ OSSERVAZIONI E ANOMALIE Prodotti mancanti: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Merce danneggiata: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Scadenze ravvicinate: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Differenze inventariali: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Beni non funzionanti o da sottoporre a manutenzione: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Altre anomalie: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ AZIONI CORRETTIVE O ATTIVITÀ DA SVOLGERE Descrizione dell’azione: ______________________________________________ Responsabile: ________________________________________________________ Termine previsto: ____ / ____ / ________ Stato dell’azione: ___________________________________________________ Note: __________________________________________________________________ Descrizione dell’azione: ______________________________________________ Responsabile: ________________________________________________________ Termine previsto: ____ / ____ / ________ Stato dell’azione: ___________________________________________________ Note: __________________________________________________________________ RINTRACCIABILITÀ E DOCUMENTAZIONE COLLEGATA Fornitori verificati o collegati alle giacenze: _______________________________________________________________________ Documenti di acquisto utilizzati per la valorizzazione: _______________________________________________________________________ Documenti di trasporto collegati: _______________________________________________________________________ Lotti e scadenze rilevati quando applicabile: _______________________________________________________________________ Registrazioni di ricevimento o controlli collegati: _______________________________________________________________________ Eventuali non conformità collegate: _______________________________________________________________________ Eventuali azioni di ritiro o richiamo collegate: _______________________________________________________________________ ALLEGATI Fotografie: ___________________________________________________________ Estratto del gestionale: ______________________________________________ Elenco dei documenti di acquisto: _____________________________________ Schede tecniche: _____________________________________________________ Documentazione relativa a prodotti non conformi: _______________________ Verbale di consegna: __________________________________________________ Altro: _______________________________________________________________ Numero complessivo degli allegati: _____________________________________ INVENTARIO PER PASSAGGIO DI GESTIONE Da compilare solo se il presente inventario è utilizzato per una cessione, un passaggio di gestione o una consegna. Cedente: Nome o denominazione: _________________________________________________ Rappresentante: ______________________________________________________ Subentrante: Nome o denominazione: _________________________________________________ Rappresentante: ______________________________________________________ Data e ora della consegna: ____ / ____ / ________ alle ore __________________ Beni e giacenze compresi nella consegna: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Beni e giacenze esclusi dalla consegna: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Debiti, merci contestate o altre esclusioni rilevanti: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Prodotti scaduti o prossimi alla scadenza: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Attrezzature comprese: _______________________________________________________________________ Attrezzature escluse: _______________________________________________________________________ Responsabilità per ammanchi o differenze: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Allegazione al contratto principale: Denominazione o riferimento del contratto: _____________________________ Data del contratto: ____ / ____ / ________ DICHIARAZIONE CONCLUSIVA I sottoscritti dichiarano di avere effettuato la rilevazione dei beni e delle giacenze indicate nel presente documento alla data e nei locali sopra specificati, sulla base delle quantità effettivamente riscontrate, dando atto delle eventuali anomalie riportate nelle note. Il presente documento costituisce una rilevazione delle quantità e dei beni riscontrati e non sostituisce la documentazione fiscale, contabile, di acquisto, di trasporto, sanitaria o le procedure di autocontrollo applicabili all’attività. Eventuali rettifiche successive dovranno essere datate, motivate e identificate. Luogo: ________________________________________________________________ Data: ____ / ____ / ________ FIRME Titolare o legale rappresentante Nome e cognome: _______________________________________________________ Firma: ________________________________________________________________ Data: ____ / ____ / ________ Responsabile o incaricato della rilevazione Nome e cognome: _______________________________________________________ Qualifica o incarico: _________________________________________________ Firma: ________________________________________________________________ Data: ____ / ____ / ________ Secondo incaricato della rilevazione Nome e cognome: _______________________________________________________ Qualifica o incarico: _________________________________________________ Firma: ________________________________________________________________ Data: ____ / ____ / ________ Cedente, se applicabile Nome e cognome o denominazione: _______________________________________ Qualifica o rappresentanza: ___________________________________________ Firma: ________________________________________________________________ Data: ____ / ____ / ________ Subentrante, se applicabile Nome e cognome o denominazione: _______________________________________ Qualifica o rappresentanza: ___________________________________________ Firma: ________________________________________________________________ Data: ____ / ____ / ________
Come compilare l’inventario ristorante
L’inventario ristorante è un documento interno con cui si rilevano, a una determinata data, le quantità e il valore dei beni presenti nell’attività. Può riguardare soltanto le scorte di alimenti e bevande oppure comprendere anche materiali di consumo, detergenti, imballaggi, attrezzature, arredi e altri beni strumentali. La sua funzione dipende dall’uso previsto: un controllo gestionale richiede soprattutto dati precisi sulle quantità, mentre un inventario destinato alla contabilità, a una cessione o a un passaggio di gestione deve contenere informazioni più complete, verificabili e sottoscritte.
La compilazione inizia dai dati dell’impresa. Occorre indicare la denominazione o ditta, la forma giuridica, la sede, l’indirizzo del ristorante o del deposito, il codice fiscale, la partita IVA e, quando disponibile, il numero REA. È utile riportare anche il nominativo del titolare o del legale rappresentante, un eventuale codice interno del punto vendita e i recapiti. Queste informazioni consentono di collegare il documento all’attività interessata e riducono il rischio di confondere inventari riferiti a sedi o periodi diversi.
Nella sezione relativa alla tipologia bisogna specificare lo scopo della rilevazione. Un inventario gestionale periodico serve a controllare le scorte e a programmare gli acquisti; un inventario contabile annuale è predisposto come supporto alla determinazione delle rimanenze; un inventario per passaggio di gestione documenta invece la consistenza dei beni consegnati da una parte all’altra. Se il documento comprende anche forni, frigoriferi, macchine da caffè, arredi o dispositivi informatici, è opportuno indicare che sono inclusi nell’oggetto dell’inventario.
La data e l’orario devono essere compilati con attenzione, perché l’inventario fotografa la situazione esistente in un preciso momento. L’indicazione dell’ora di inizio e di fine è particolarmente utile quando il ristorante continua a ricevere merci o a effettuare vendite durante il conteggio. In questo caso occorre registrare i movimenti avvenuti durante la rilevazione oppure sospenderli temporaneamente, così da evitare differenze tra quantità conteggiate e quantità risultanti dal gestionale.
Nel campo dedicato all’ambito della rilevazione vanno indicate tutte le aree controllate. Non è sufficiente verificare il magazzino se parte delle scorte si trova nelle celle frigorifere, nei congelatori, in cucina, al banco bar, in sala o in depositi esterni. Le aree escluse devono essere dichiarate espressamente. Questa precisazione è importante soprattutto quando l’inventario viene utilizzato per confrontare i dati con un inventario precedente o viene allegato a un contratto di cessione o di consegna.
I responsabili della rilevazione sono le persone che eseguono o verificano il conteggio. Per ciascun incaricato è opportuno indicare nome, cognome, qualifica e firma o approvazione. Quando il documento viene predisposto per un passaggio di gestione, è consigliabile coinvolgere entrambe le parti e indicare anche eventuali consulenti o rappresentanti. La sottoscrizione non trasforma l’inventario in una certificazione pubblica, ma conferma che i firmatari hanno preso visione dei dati riportati e delle anomalie eventualmente segnalate.
Prima di iniziare il conteggio è necessario stabilire criteri uniformi. L’unità di misura deve essere coerente con il prodotto: pezzi, confezioni, bottiglie, chilogrammi, litri o altre unità adeguate. Per le confezioni aperte bisogna decidere se indicare la quantità residua stimata, il peso effettivo o una frazione convenzionale della confezione. Il criterio scelto deve essere applicato nello stesso modo a prodotti simili, perché stime effettuate con metodi diversi rendono poco affidabile il confronto tra le giacenze.
La tabella degli alimenti e delle bevande deve essere compilata riportando ogni articolo in una riga distinta. La descrizione deve consentire di identificare il prodotto senza ambiguità; quando utile, si aggiungono marca, produttore e codice articolo. Per gli alimenti confezionati è opportuno riportare lotto e scadenza o termine minimo di conservazione, soprattutto quando queste informazioni servono per la rintracciabilità o per gestire prodotti prossimi alla scadenza. La quantità deve essere distinta, quando necessario, tra confezioni intere, confezioni aperte e residuo stimato.
Il prezzo unitario e il valore complessivo devono essere compilati secondo un criterio dichiarato nel modello. Se si utilizza il prezzo di acquisto, questo dovrebbe essere collegato alla documentazione contabile disponibile. Non bisogna confondere il prezzo di acquisto con il prezzo di vendita al pubblico, con un costo standard o con il valore contabile residuo di un’attrezzatura. Per la valorizzazione definitiva delle rimanenze è opportuno coordinarsi con il professionista che segue la contabilità, poiché il criterio applicabile dipende dalla situazione dell’impresa e dal relativo regime fiscale e civilistico.
La sezione sui materiali di consumo riguarda beni utilizzati nell’attività ma non normalmente venduti come pietanze o bevande. Vi possono rientrare tovaglioli, tovaglie, contenitori monouso, cannucce, bicchieri, posate, carta per confezionamento, guanti e altri materiali. Per ogni voce si indicano descrizione, codice se disponibile, unità di misura, quantità, prezzo unitario, valore complessivo, ubicazione e stato. Separare questi materiali dalle derrate alimentari rende più leggibile il riepilogo e facilita il controllo dei consumi.
I prodotti per la pulizia devono essere rilevati in una sezione autonoma. È utile indicare il nome del prodotto, la marca, il codice, il lotto quando disponibile, la quantità e il luogo in cui è conservato. Nelle note possono essere segnalati confezioni danneggiate, prodotti non utilizzabili o condizioni di conservazione da verificare. Questi articoli devono essere tenuti distinti dagli alimenti e gestiti in modo coerente con le procedure interne di sicurezza e organizzazione dei locali.
La sezione delle attrezzature e dei beni strumentali ha una funzione diversa rispetto a quella delle scorte. Qui non si rilevano soltanto quantità e valori, ma anche elementi utili a identificare il bene nel tempo, come marca, modello, numero di matricola, ubicazione, stato di conservazione e documenti di proprietà o garanzia. È opportuno specificare se il bene è funzionante, danneggiato, inutilizzato o destinato a manutenzione. In caso di cessione, comodato, assicurazione o consegna, fotografie e documenti di acquisto possono rendere più precisa la descrizione.
I prodotti scaduti, deteriorati o non utilizzabili non devono essere sommati indistintamente alle giacenze disponibili. Devono essere indicati separatamente, specificando quantità, ubicazione, motivo dell’esclusione, valore e destinazione prevista. Se vengono separati fisicamente dagli altri prodotti, questa circostanza va annotata. L’inventario può documentare la situazione rilevata, ma la gestione delle non conformità, dei ritiri e degli eventuali richiami deve seguire le procedure previste dal sistema di autocontrollo dell’attività.
Il riepilogo economico raccoglie i valori delle singole sezioni. È necessario verificare che i subtotali di alimenti e bevande, materiali di consumo, prodotti per la pulizia, attrezzature e altre categorie siano coerenti con le righe compilate. Devono essere evidenziati anche i prodotti deteriorati o da eliminare e gli eventuali beni non valorizzati. Se vengono applicate rettifiche, il criterio deve essere spiegato e la modifica deve poter essere ricostruita.
Il confronto con l’inventario precedente serve a individuare differenze tra quantità teoriche e quantità rilevate. Per ogni scostamento significativo si possono indicare la quantità prevista, quella effettiva, il valore della differenza, la motivazione e l’azione correttiva. Le cause possono dipendere da vendite non registrate, errori di carico o scarico, sfridi, consumi interni, deterioramento, furti, trasferimenti tra sedi o semplici errori di conteggio. È preferibile descrivere la causa in modo concreto, evitando annotazioni generiche.
Le osservazioni finali consentono di registrare prodotti mancanti, merce danneggiata, scadenze ravvicinate, beni non funzionanti e altre anomalie che non trovano spazio sufficiente nelle tabelle. Quando viene individuata un’attività da svolgere, il modello permette di indicare il responsabile, il termine previsto e lo stato dell’azione. In questo modo l’inventario non si limita a fotografare la situazione, ma diventa anche uno strumento per seguire le verifiche e le correzioni successive.
La parte dedicata alla rintracciabilità collega le giacenze ai fornitori, ai documenti di acquisto, ai documenti di trasporto, ai lotti e alle registrazioni di ricevimento. L’inventario non sostituisce il piano HACCP, le fatture, i documenti di trasporto o le altre registrazioni previste per l’attività alimentare. Può però essere conservato insieme a tali documenti e contribuire a dimostrare come sono state identificate e gestite le scorte presenti nel ristorante.
Gli allegati devono essere indicati con sufficiente precisione. Possono comprendere fotografie, estratti del gestionale, documenti di acquisto, schede tecniche, documentazione relativa a prodotti non conformi e verbali di consegna. È consigliabile numerare gli allegati e conservarli insieme alla versione firmata dell’inventario. Eventuali rettifiche successive dovrebbero essere datate, motivate e identificabili, senza cancellare in modo irreversibile il dato originario.
Quando il modello viene utilizzato per un passaggio di gestione, occorre compilare i dati del cedente e del subentrante, la data e l’ora della consegna, i beni inclusi ed esclusi, le merci contestate, i prodotti prossimi alla scadenza e le attrezzature comprese o escluse. È importante chiarire anche come vengono trattati ammanchi e differenze e indicare il contratto principale al quale l’inventario viene allegato. In questo contesto la descrizione deve essere particolarmente dettagliata e il documento dovrebbe essere firmato da entrambe le parti.
Al termine della compilazione, il titolare o legale rappresentante e gli incaricati dichiarano che la rilevazione è stata effettuata alla data e nei locali indicati, sulla base delle quantità effettivamente riscontrate. Prima della firma è opportuno controllare che non vi siano righe prive di unità di misura, valori incoerenti, aree non considerate o prodotti deteriorati non separati dal totale. Il documento completato può essere conservato in formato cartaceo e digitale, insieme alla documentazione utilizzata per il conteggio e la valorizzazione.