Il modello di inventario per un negozio di abbigliamento consente di registrare le quantità fisicamente presenti, confrontarle con le giacenze del gestionale e valorizzare le rimanenze alla data stabilita. Il documento può essere utilizzato per l’inventario annuale, per controlli periodici, per l’apertura o la chiusura di un punto vendita e per il raccordo con la contabilità. In questa pagina sono disponibili il fac simile inventario negozio abbigliamento in formato Word, modificabile, e in formato PDF, pronto per la stampa e la compilazione.
Fac Simile inventario negozio abbigliamento Word
Il fac simile Word dell’inventario per negozio di abbigliamento può essere modificato in base alle caratteristiche dell’impresa, ai locali interessati, al sistema gestionale utilizzato e al criterio scelto per la valorizzazione delle merci. Il documento comprende le sezioni dedicate ai dati dell’attività, al conteggio fisico, alle differenze di magazzino, alle rimanenze e alle firme dei responsabili.
Fac Simile inventario negozio abbigliamento PDF
Il fac simile in PDF è utile quando si desidera stampare il prospetto, compilarlo manualmente e conservarlo come documento dell’inventario effettuato. Il modello contiene gli stessi campi principali della versione modificabile e può essere utilizzato per documentare il conteggio delle merci presenti nel punto vendita, nel magazzino o in altri depositi.
Esempio inventario negozio abbigliamento
INVENTARIO FISICO E VALORIZZAZIONE DELLE RIMANENZE 1. DATI DELL’IMPRESA Denominazione o nome e cognome del titolare: ________________________________________________ Forma giuridica: __________________________________________________________________________ Codice fiscale: ___________________________________________________________________________ Partita IVA: ______________________________________________________________________________ Sede legale: ______________________________________________________________________________ Indirizzo del punto vendita: ________________________________________________________________ Indirizzo del magazzino o deposito: _________________________________________________________ Codice del punto vendita, se presente: ______________________________________________________ Regime contabile: _________________________________________________________________________ Responsabile dell’inventario: _______________________________________________________________ Numero progressivo del documento: __________________________________________________________ 2. DATI DELL’INVENTARIO Tipologia di inventario: Ordinario: ____________________ Straordinario: ____________________ Iniziale: ____________________ Finale: ____________________ Di passaggio: ____________________ Altro: ____________________________________________________________________________________ Esercizio di riferimento: __________________________________________________________________ Data dell’inventario: ______________________________________________________________________ Ora di inizio del conteggio: _________________________________________________________________ Ora di fine del conteggio: _________________________________________________________________ Luogo o luoghi interessati: _________________________________________________________________ Finalità dell’inventario: ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ 3. OGGETTO Il presente documento rileva le quantità fisicamente presenti, lo stato, la proprietà e la valorizzazione delle merci presenti presso il punto vendita, il magazzino, il deposito o gli altri luoghi aziendali indicati alla data dell’inventario. L’inventario riguarda, se presenti: Capi di vestiario: ____________________ Calzature: ____________________ Accessori: ____________________ Borse: ____________________ Cinture: ____________________ Cappelli: ____________________ Articoli analoghi: ____________________ Imballaggi o materiali destinati alla vendita: ____________________ Altri beni: _________________________________________________________________________________ 4. PERIMETRO DELL’INVENTARIO Locali e aree inclusi nel conteggio: Punto vendita: _____________________________________________________________________________ Area espositiva: ___________________________________________________________________________ Vetrine: __________________________________________________________________________________ Camerini o aree di prova: __________________________________________________________________ Retrobottega: ______________________________________________________________________________ Magazzino: _________________________________________________________________________________ Deposito esterno: __________________________________________________________________________ Area resi: _________________________________________________________________________________ Altri locali o aree: ________________________________________________________________________ Locali o aree esclusi dal conteggio: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Merce in transito alla data dell’inventario: _________________________________________________ Merce presso terzi: ________________________________________________________________________ Merce ricevuta in conto vendita: ____________________________________________________________ Merce di proprietà di terzi: _________________________________________________________________ Merce venduta ma ancora fisicamente presente: _______________________________________________ Merce ricevuta ma non ancora registrata: ____________________________________________________ 5. CRITERI OPERATIVI DI CONTEGGIO Modalità di conteggio utilizzata: ____________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Il conteggio è stato effettuato mediante: Conteggio manuale: ____________________ Codice a barre: ____________________ RFID: ____________________ Gestionale: ____________________ Altro sistema: _____________________________________________________________________________ Criterio di organizzazione delle aree: _______________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Numerazione dei fogli o delle schede: _______________________________________________________ Gestione dei doppioni: ______________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Gestione degli articoli privi di codice o etichetta: __________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Codici provvisori utilizzati: ________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Gestione delle vendite durante il conteggio: _________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Gestione degli acquisti, resi e trasferimenti durante il conteggio: ___________________________ __________________________________________________________________________________________ Movimenti intervenuti tra la data del conteggio e la data di chiusura dell’esercizio: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ 6. CRITERI DI CLASSIFICAZIONE DELLA MERCE La merce è stata classificata secondo i seguenti criteri: Categoria: _________________________________________________________________________________ Marca: ____________________________________________________________________________________ Modello: ___________________________________________________________________________________ Stagione o collezione: _____________________________________________________________________ Colore: ____________________________________________________________________________________ Taglia: ____________________________________________________________________________________ Variante: __________________________________________________________________________________ Ubicazione: ________________________________________________________________________________ Stato della merce: _________________________________________________________________________ Ulteriori criteri: _________________________________________________________________________ 7. STATO E PROPRIETÀ DELLA MERCE Per ciascun articolo è stata indicata la seguente condizione: Vendibile: ____________________ Danneggiata: ____________________ Obsoleta o di difficile realizzo: ____________________ Incompleta: ____________________ Priva di etichetta: ____________________ Destinata al reso: ____________________ Da ricondizionare: ____________________ Da restituire al fornitore: ____________________ Non più vendibile: ____________________ In conto vendita: ____________________ Di proprietà di terzi: ____________________ Altra condizione: ___________________________________________________________________________ La merce di proprietà di terzi è stata separata dalla merce di proprietà dell’impresa: Sì: ____________________ No: ____________________ Proprietario della merce di terzi: ____________________________________________________________ Estremi del documento di consegna o affidamento: _____________________________________________ Criterio di liquidazione o di valorizzazione della merce in conto vendita: __________________________________________________________________________________________ 8. CRITERI DI VALORIZZAZIONE Criterio di valorizzazione adottato: Costo specifico: ____________________ Costo medio ponderato: ____________________ FIFO: ____________________ LIFO: ____________________ Altro criterio: _____________________________________________________________________________ Il criterio è applicato in modo uniforme per: __________________________________________________________________________________________ Costo unitario determinato sulla base di: Prezzo di acquisto: ____________________ Oneri accessori direttamente imputabili: ____________________ Sconti commerciali: ____________________ Abbuoni: ____________________ Note di credito: ____________________ Altri elementi: _____________________________________________________________________________ IVA ai fini del presente prospetto: Inclusa: ____________________ Esclusa: ____________________ Da verificare con il professionista: ____________________ Aliquota o aliquote IVA considerate: _________________________________________________________ Eventuali oneri accessori inclusi nel costo: _________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Criterio utilizzato per la svalutazione: __________________________________________________________________________________________ La merce è stata valutata tenendo conto di: Stagione conclusa: ____________________ Moda superata: ____________________ Difetti: ____________________ Danneggiamento: ____________________ Difficoltà di realizzo: ____________________ Prezzo di realizzo stimato: ____________________ Altri elementi: _____________________________________________________________________________ Metodo utilizzato per determinare il valore di realizzo stimato: _________________________________________________________________________________________ 9. TABELLA ANALITICA DELLE MERCI N. | Codice articolo o SKU | Codice a barre | Descrizione | Categoria | Marca | Modello | Stagione o collezione | Colore | Taglia | Variante | Ubicazione | Proprietà | Stato merce | Unità di misura | Quantità contata | Quantità gestionale | Differenza | Quantità vendibile | Quantità danneggiata | Quantità obsoleta | Quantità destinata al reso | Costo unitario | Valore lordo | Svalutazione | Valore netto | Valore di realizzo stimato | IVA inclusa o esclusa | Note ____ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | ____________________ ____ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | ____________________ ____ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | ____________________ ____ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | ____________________ ____ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | ____________________ ____ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | ____________________ Numero di pagine o schede analitiche allegate: ________________________________________________ Numero totale di articoli rilevati: __________________________________________________________ 10. RIEPILOGO DELLE QUANTITÀ Categoria: _________________________________________________________________________________ Quantità contata: ___________________________________________________________________________ Quantità risultante dal gestionale: ___________________________________________________________ Differenza: _________________________________________________________________________________ Quantità vendibile: _________________________________________________________________________ Quantità danneggiata: _______________________________________________________________________ Quantità obsoleta o di difficile realizzo: _________________________________________________ Quantità destinata al reso: _________________________________________________________________ Quantità in conto vendita: _________________________________________________________________ Quantità di proprietà di terzi: _____________________________________________________________ Altra quantità da separare: _________________________________________________________________ Totale complessivo delle quantità: __________________________________________________________ 11. RIEPILOGO DELLA VALORIZZAZIONE Valore complessivo lordo al costo: ___________________________________________________________ Svalutazioni complessive: ___________________________________________________________________ Valore netto delle rimanenze: ________________________________________________________________ Valore della merce vendibile: ________________________________________________________________ Valore della merce danneggiata: _____________________________________________________________ Valore della merce obsoleta o di difficile realizzo: _________________________________________ Valore della merce destinata al reso: _______________________________________________________ Valore della merce in conto vendita: ________________________________________________________ Valore della merce di proprietà di terzi: _________________________________________________ Valore complessivo da utilizzare per le rilevazioni contabili, se pertinente: _________________ __________________________________________________________________________________________ Totale per categoria: Categoria: _________________________________________________________________________________ Quantità: __________________________________________________________________________________ Valore lordo: ______________________________________________________________________________ Svalutazione: ______________________________________________________________________________ Valore netto: ______________________________________________________________________________ Categoria: _________________________________________________________________________________ Quantità: __________________________________________________________________________________ Valore lordo: ______________________________________________________________________________ Svalutazione: ______________________________________________________________________________ Valore netto: ______________________________________________________________________________ Categoria: _________________________________________________________________________________ Quantità: __________________________________________________________________________________ Valore lordo: ______________________________________________________________________________ Svalutazione: ______________________________________________________________________________ Valore netto: ______________________________________________________________________________ 12. RICONCILIAZIONE CON IL GESTIONALE Data dell’estrazione del gestionale: _________________________________________________________ Ora dell’estrazione del gestionale: __________________________________________________________ Sistema gestionale utilizzato: _______________________________________________________________ Valore complessivo risultante dal gestionale: ________________________________________________ Quantità complessiva risultante dal gestionale: _______________________________________________ Valore complessivo risultante dal conteggio: _________________________________________________ Quantità complessiva risultante dal conteggio: _________________________________________________ Differenza complessiva di valore: ____________________________________________________________ Differenza complessiva di quantità: __________________________________________________________ Le differenze sono state analizzate: Sì: ____________________ No: ____________________ Data della riconciliazione: _________________________________________________________________ Operatore che ha effettuato la riconciliazione: ______________________________________________ Esito della riconciliazione: _________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ 13. ANOMALIE RISCONTRATE Articoli mancanti: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Eccedenze: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Codici errati o duplicati: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Articoli privi di prezzo: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Articoli privi di etichetta: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Resi non registrati: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Trasferimenti non registrati: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Merce ricevuta ma non registrata: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Merce venduta ma ancora presente: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Merce di terzi o in conto vendita: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Merce da distruggere, restituire o smaltire: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Altre anomalie: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ 14. RETTIFICHE E MOVIMENTI DA REGISTRARE N. rettifica: ____________________ Codice articolo: ____________________________________________________________________________ Descrizione: _______________________________________________________________________________ Quantità iniziale risultante dal gestionale: _________________________________________________ Quantità verificata: ________________________________________________________________________ Differenza: _________________________________________________________________________________ Motivazione della differenza: ________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Documento di riferimento: __________________________________________________________________ Rettifica autorizzata da: __________________________________________________________________ Data della rettifica: _______________________________________________________________________ Operatore: _________________________________________________________________________________ Effetti contabili o gestionali: ______________________________________________________________ N. rettifica: ____________________ Codice articolo: ____________________________________________________________________________ Descrizione: _______________________________________________________________________________ Quantità iniziale risultante dal gestionale: _________________________________________________ Quantità verificata: ________________________________________________________________________ Differenza: _________________________________________________________________________________ Motivazione della differenza: ________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Documento di riferimento: __________________________________________________________________ Rettifica autorizzata da: __________________________________________________________________ Data della rettifica: _______________________________________________________________________ Operatore: _________________________________________________________________________________ Effetti contabili o gestionali: ______________________________________________________________ 15. DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO Sono stati utilizzati o allegati i seguenti documenti: Estrazione delle giacenze dal gestionale: ____________________ Fatture di acquisto: ____________________ Documenti di trasporto: ____________________ Note di credito: ____________________ Documenti di reso: ____________________ Documenti di trasferimento: ____________________ Distinta della merce in conto vendita: ____________________ Documenti relativi alla merce di proprietà di terzi: ____________________ Fotografie della merce danneggiata: ____________________ Prospetto delle svalutazioni: ____________________ Prospetto delle rettifiche: ____________________ Verbale di consegna o restituzione: ____________________ Altri documenti: __________________________________________________________________________________________ Elenco degli allegati effettivamente uniti al presente documento: Allegato numero: ____________________ Descrizione: _______________________________________________________________________________ Numero di pagine: ____________________ Allegato numero: ____________________ Descrizione: _______________________________________________________________________________ Numero di pagine: ____________________ Allegato numero: ____________________ Descrizione: _______________________________________________________________________________ Numero di pagine: ____________________ 16. DICHIARAZIONE FINALE Il presente prospetto rappresenta l’esito del conteggio fisico effettuato alla data indicata, sulla base dei criteri descritti. Le quantità e i valori sono stati verificati nei limiti delle informazioni disponibili e sono destinati al controllo interno e, ove pertinente, al supporto delle rilevazioni contabili. Le merci di proprietà di terzi e quelle ricevute in conto vendita sono state indicate separatamente, ove presenti. Le differenze rispetto al gestionale, le anomalie e le rettifiche risultano indicate nel presente documento o nei relativi allegati. Luogo: _____________________________________________________________________________________ Data: ______________________________________________________________________________________ 17. APPROVAZIONE E FIRME Titolare o legale rappresentante Nome e cognome: ____________________________________________________________________________ Qualifica: _________________________________________________________________________________ Firma: _____________________________________________________________________________________ Data: ______________________________________________________________________________________ Responsabile del conteggio Nome e cognome: ____________________________________________________________________________ Qualifica: _________________________________________________________________________________ Firma: _____________________________________________________________________________________ Data: ______________________________________________________________________________________ Incaricato del conteggio Nome e cognome: ____________________________________________________________________________ Area o attività assegnata: __________________________________________________________________ Firma: _____________________________________________________________________________________ Data: ______________________________________________________________________________________ Incaricato del conteggio Nome e cognome: ____________________________________________________________________________ Area o attività assegnata: __________________________________________________________________ Firma: _____________________________________________________________________________________ Data: ______________________________________________________________________________________ Eventuale presa visione del commercialista o revisore Nome e cognome: ____________________________________________________________________________ Qualifica: _________________________________________________________________________________ Firma: _____________________________________________________________________________________ Data: ______________________________________________________________________________________ 18. CONSERVAZIONE DEL DOCUMENTO Versione finale del prospetto conservata in formato: Cartaceo: ____________________ Foglio elettronico: ____________________ PDF: ____________________ Gestionale: ____________________ Altro formato: _____________________________________________________________________________ Luogo di conservazione: _____________________________________________________________________ Responsabile della conservazione: ____________________________________________________________ Data di chiusura del documento: ______________________________________________________________ Eventuali modifiche successive alla firma dovranno essere tracciate indicando la data, l’autore, il motivo, il dato originario, il dato corretto, l’autorizzazione e gli eventuali effetti contabili. Note sulla conservazione: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________
Come compilare il modulo inventario negozio abbigliamento
L’inventario di un negozio di abbigliamento è un documento di rilevazione interna che fotografa le merci presenti in una determinata data e consente di confrontare la situazione fisica con quella risultante dal gestionale o dalla contabilità. Il prospetto può essere utilizzato per l’inventario annuale di fine esercizio, per un controllo periodico delle scorte, per l’apertura di un nuovo punto vendita, per il trasferimento di un’attività, per una cessione o per la chiusura del negozio. La sua funzione principale è documentare quali articoli sono effettivamente disponibili, in quale quantità si trovano, a chi appartengono e quale valore possono avere ai fini gestionali e contabili.
Prima di iniziare la compilazione occorre identificare l’impresa indicando la denominazione o il nome del titolare, la forma giuridica, il codice fiscale, la partita IVA, la sede legale e gli indirizzi dei locali interessati. Se l’attività dispone di più punti vendita, è opportuno indicare il codice o il nome del singolo negozio a cui si riferisce il prospetto. Devono inoltre essere riportati il responsabile dell’inventario e il numero progressivo del documento, se l’impresa utilizza una numerazione interna.
Nella sezione dedicata ai dati dell’inventario bisogna indicare l’esercizio di riferimento, la data effettiva del conteggio, l’ora di inizio e quella di conclusione. La tipologia deve essere selezionata in base allo scopo dell’operazione. Un inventario finale è normalmente collegato alla chiusura dell’esercizio, mentre un inventario iniziale può essere predisposto all’avvio dell’attività o al subentro in un negozio. L’inventario straordinario può essere usato in occasione di una cessione, di un cambio di gestione, di un trasferimento o di una verifica dovuta ad ammanchi rilevanti.
Il perimetro del conteggio deve essere definito con precisione. Non è sufficiente considerare soltanto i capi esposti nell’area vendita. Devono essere verificati anche vetrine, camerini, retrobottega, magazzini, depositi esterni e aree destinate ai resi, purché rientrino nella rilevazione. Se alcuni locali o beni sono esclusi, l’esclusione deve essere indicata nel modello. La descrizione del perimetro permette di capire in seguito se una differenza dipende da un errore di conteggio o dal fatto che una determinata area non era compresa nell’inventario.
Durante questa fase devono essere individuate anche le merci che non appartengono all’impresa. La merce ricevuta in conto vendita o detenuta per conto di un fornitore deve essere separata da quella acquistata dal negozio. Lo stesso vale per gli articoli di proprietà di terzi, per la merce in transito, per i prodotti già venduti ma ancora presenti fisicamente e per gli articoli ricevuti che non sono stati ancora registrati nel gestionale. Queste situazioni devono essere annotate perché incidono sul confronto tra quantità fisiche e giacenze contabili e possono modificare il valore delle rimanenze di proprietà dell’esercente.
Il conteggio può essere eseguito manualmente oppure mediante codice a barre, RFID o gestionale. Qualunque sia il metodo utilizzato, deve essere applicato in modo uniforme in tutte le aree. È utile organizzare il percorso di rilevazione secondo un criterio stabile, ad esempio per reparto, categoria, marca, modello, stagione, colore e taglia. I fogli o le schede utilizzati possono essere numerati progressivamente per evitare che una zona venga dimenticata o che lo stesso articolo venga registrato due volte.
Per ogni capo è necessario riportare un’identificazione sufficientemente precisa. Il codice articolo o SKU costituisce il riferimento principale, ma è consigliabile indicare anche il codice a barre, la descrizione, la categoria, la marca, il modello, la stagione o collezione, il colore, la taglia e l’eventuale variante. In un negozio di abbigliamento una descrizione generica come “maglia” o “pantalone” non consente di distinguere correttamente articoli simili. L’indicazione di taglia, colore e modello è quindi essenziale per rendere attendibile il controllo.
Quando un articolo è privo di codice o di etichetta, non dovrebbe essere inserito nel prospetto con una descrizione approssimativa senza ulteriori verifiche. È preferibile ricostruirne l’identità tramite le fatture di acquisto, il gestionale, il codice a barre presente sulla confezione o la documentazione del fornitore. Se non è possibile identificarlo immediatamente, si può assegnare un codice provvisorio, descrivere il capo in modo dettagliato e annotare la necessità di una verifica successiva.
La colonna relativa alla quantità contata deve contenere il numero di unità effettivamente presenti alla data dell’inventario. La quantità gestionale rappresenta invece il dato risultante dal programma utilizzato dall’impresa. La differenza si ottiene confrontando i due valori e deve essere analizzata, soprattutto quando riguarda articoli di valore elevato o quantità significative. Un ammanco può derivare da una vendita non registrata, da un furto, da un errore di scarico, da un trasferimento non contabilizzato o da un precedente errore di conteggio. Un’eccedenza può essere causata da un acquisto non ancora caricato, da un reso non registrato o da una duplicazione nella gestione degli articoli.
Lo stato della merce deve essere indicato separatamente dalla quantità complessiva. Gli articoli vendibili possono essere distinti da quelli danneggiati, incompleti, privi di etichetta, obsoleti, destinati al reso, da ricondizionare o non più commercializzabili. Questa distinzione è importante perché non tutte le unità presenti hanno la stessa capacità di generare ricavi. Un capo danneggiato o appartenente a una stagione ormai conclusa potrebbe richiedere una riduzione del valore rispetto al costo di acquisto, mentre un prodotto destinato al fornitore non dovrebbe essere trattato nello stesso modo di una merce pronta per la vendita.
La valorizzazione deve essere compilata utilizzando il criterio adottato dall’impresa e verificato, quando necessario, con il commercialista. Per i beni acquistati destinati alla rivendita, il costo unitario deriva normalmente dal prezzo di acquisto, tenendo conto degli sconti commerciali, degli abbuoni, delle note di credito e degli oneri accessori direttamente imputabili. Il modello prevede diversi criteri, tra cui il costo specifico, il costo medio ponderato, il FIFO e il LIFO. La scelta deve essere coerente con il sistema contabile adottato e applicata in modo uniforme, salvo variazioni adeguatamente motivate.
Il valore lordo si ottiene normalmente moltiplicando la quantità valorizzabile per il costo unitario. La svalutazione deve essere indicata quando il valore recuperabile o il valore di realizzo stimato risulta inferiore al costo, ad esempio a causa di difetti, danneggiamenti, moda superata, stagione conclusa o difficoltà di vendita. Il valore netto è il risultato della riduzione del valore lordo per l’importo della svalutazione. Il prezzo di vendita al pubblico non deve essere confuso automaticamente con il valore contabile delle rimanenze, perché il prezzo di vendita comprende normalmente margini e altri elementi che non coincidono con il costo di acquisto.
Il trattamento dell’IVA deve essere indicato con attenzione. Nel prospetto può essere specificato se i valori sono espressi al netto o al lordo dell’imposta, ma la modalità corretta dipende dal regime fiscale dell’impresa e dalla detraibilità dell’IVA sugli acquisti. Per questo motivo, quando il documento è destinato alla determinazione delle rimanenze da riportare in contabilità o in bilancio, il criterio deve essere concordato con il professionista che segue l’impresa.
La tabella analitica deve essere compilata per ciascun articolo o per ciascuna distinta combinazione di codice, taglia, colore e variante. Se lo stesso modello è disponibile in più taglie o colori, è preferibile utilizzare righe separate quando i codici o i costi unitari sono diversi. La quantità vendibile, quella danneggiata, quella obsoleta e quella destinata al reso devono essere coerenti con la quantità totale contata. Le note possono essere utilizzate per indicare anomalie, documenti di riferimento, ubicazioni particolari o informazioni utili alla riconciliazione.
Al termine del conteggio è necessario compilare il riepilogo delle quantità e quello della valorizzazione. Il riepilogo può essere suddiviso per categoria, come abbigliamento, calzature, accessori, borse o articoli di altra natura. Devono essere riportate le quantità complessive, le differenze rispetto al gestionale, la merce vendibile, quella danneggiata, quella obsoleta e quella separata perché di proprietà di terzi o ricevuta in conto vendita. La sezione economica deve invece evidenziare il valore lordo al costo, le svalutazioni e il valore netto delle rimanenze.
La riconciliazione con il gestionale deve essere eseguita utilizzando un’estrazione riferita alla stessa data o, quando il conteggio fisico è stato effettuato in una data diversa dalla chiusura dell’esercizio, tenendo conto dei movimenti intervenuti nel periodo intermedio. Acquisti, vendite, resi, trasferimenti e rettifiche devono essere controllati per evitare che il confronto avvenga tra dati riferiti a momenti differenti. La data e l’ora dell’estrazione del gestionale devono essere riportate nel modello insieme al nome del sistema utilizzato.
Le anomalie individuate devono essere descritte nella sezione apposita. È possibile annotare articoli mancanti, eccedenze, codici errati o duplicati, capi privi di prezzo o etichetta, resi e trasferimenti non registrati, merce ricevuta ma non caricata, articoli venduti ma ancora presenti e beni da restituire o smaltire. L’indicazione dell’anomalia dovrebbe essere accompagnata, quando disponibile, dal codice dell’articolo, dalla quantità coinvolta, dal valore stimato, dalla causa accertata e dal documento che consente di verificare l’operazione.
Le rettifiche del gestionale devono essere autorizzate e tracciate. Per ogni rettifica occorre indicare la quantità iniziale, la quantità verificata, la differenza, la motivazione, il documento di riferimento, la persona che ha autorizzato l’operazione, la data e l’operatore che ha eseguito la modifica. Questo consente di mantenere una registrazione delle variazioni e di distinguere gli errori effettivamente verificati dalle semplici stime o dalle ipotesi sulla causa dell’ammanco.
Gli allegati possono comprendere l’estrazione delle giacenze, le fatture di acquisto, i documenti di trasporto, le note di credito, i documenti relativi ai resi e ai trasferimenti, la distinta della merce in conto vendita, le fotografie dei capi danneggiati, il prospetto delle svalutazioni e la documentazione delle rettifiche. Gli allegati devono essere numerati e descritti nel modello, indicando anche il numero di pagine quando il documento viene conservato in forma cartacea o in un fascicolo digitale.
Al termine della compilazione, il titolare o il legale rappresentante dovrebbe verificare che le aree siano state tutte considerate, che le merci di terzi siano state separate e che i totali della tabella analitica coincidano con i riepiloghi. Il responsabile del conteggio e gli eventuali incaricati possono sottoscrivere il documento per attestare le attività svolte. La firma del commercialista o del revisore non è automaticamente necessaria per un prospetto interno, ma può essere utile quando l’inventario è destinato a supportare il bilancio, un’operazione straordinaria o una particolare verifica contabile.
Il prospetto finale deve essere conservato insieme ai documenti utilizzati per il conteggio e per la valorizzazione. È consigliabile mantenere una versione non modificabile del documento firmato, come il PDF, oltre al file Word o al foglio elettronico utilizzato per l’elaborazione. Qualsiasi modifica successiva alla firma dovrebbe essere registrata indicando la data, l’autore, il motivo, il dato originario, quello corretto, l’autorizzazione e le eventuali conseguenze contabili. Il modello costituisce un supporto operativo e documentale; gli eventuali obblighi relativi al libro degli inventari, alla contabilità e alla determinazione fiscale delle rimanenze devono essere valutati in base alla forma giuridica, al regime contabile e alla situazione concreta dell’impresa.