Il modello di inventario bar consente di registrare in modo ordinato i beni strumentali, le attrezzature, gli arredi e le rimanenze presenti in un esercizio di somministrazione. Può essere utilizzato per consegne, riconsegne, cessioni o affitti d’azienda, controlli interni e rilevazioni delle scorte. In questa pagina puoi scaricare il fac simile in formato Word, utile per la compilazione e la modifica, oppure in PDF, adatto alla stampa e alla condivisione.
Fac Simile inventario bar Word
Il fac simile inventario bar in formato Word è modificabile e può essere adattato alla situazione concreta dell’esercizio, alla finalità della rilevazione e agli eventuali accordi tra le parti.
Fac Simile inventario bar PDF
Il modello inventario bar in formato PDF è indicato per la stampa, la compilazione manuale e la conservazione del documento insieme a fotografie, contratti, verbali e altra documentazione collegata.
Esempio
INVENTARIO DEI BENI E DELLE RIMANENZE DEL BAR Numero o codice interno: _____________ Data di riferimento: _____________ Finalità dell’inventario: [ ] Consegna [ ] Riconsegna [ ] Cessione d’azienda [ ] Affitto d’azienda [ ] Rilevazione delle rimanenze [ ] Controllo interno [ ] Altro: _____________ 1. IDENTIFICAZIONE DELL’ESERCIZIO Insegna del bar: _____________ Ditta o ragione sociale: _____________ Codice fiscale: _____________ Partita IVA: _____________ Numero REA, se pertinente: _____________ Sede legale: _____________ Indirizzo dei locali: _____________ Titolo di disponibilità dei locali, se rilevante: _____________ 2. IDENTIFICAZIONE DELLE PARTI Parte o soggetto responsabile dell’inventario Nome e cognome o denominazione: _____________ Codice fiscale: _____________ Partita IVA, se pertinente: _____________ Luogo e data di nascita, se persona fisica: _____________ Residenza o sede: _____________ Qualità del firmatario: _____________ Poteri di rappresentanza, se pertinenti: _____________ Controparte, se presente Nome e cognome o denominazione: _____________ Codice fiscale: _____________ Partita IVA, se pertinente: _____________ Luogo e data di nascita, se persona fisica: _____________ Residenza o sede: _____________ Qualità del firmatario: _____________ Poteri di rappresentanza, se pertinenti: _____________ Eventuale incaricato Nome e cognome: _____________ Codice fiscale: _____________ Qualità o incarico: _____________ Poteri o delega: _____________ 3. RIFERIMENTO ALL’OPERAZIONE O AL CONTRATTO L’inventario è collegato a: [ ] Nessun contratto o operazione specifica [ ] Contratto di cessione d’azienda [ ] Contratto di affitto d’azienda [ ] Contratto di locazione [ ] Verbale di consegna [ ] Verbale di riconsegna [ ] Contratto di comodato [ ] Contratto di leasing [ ] Altro: _____________ Data del contratto o dell’operazione: _____________ Riferimento o numero del contratto, se presente: _____________ Data prevista per la consegna o riconsegna, se pertinente: _____________ 4. DATA E MODALITÀ DELLA RILEVAZIONE Data del sopralluogo o del conteggio: _____________ Ora di inizio: _____________ Ora di conclusione: _____________ Luogo della rilevazione: _____________ Soggetti presenti: 1. Nome e cognome: _____________ Qualità: _____________ 2. Nome e cognome: _____________ Qualità: _____________ 3. Nome e cognome: _____________ Qualità: _____________ Modalità della rilevazione: [ ] Conteggio fisico [ ] Stima [ ] Conteggio fisico e stima [ ] Verifica documentale [ ] Altro: _____________ Strumenti utilizzati, se pertinenti: [ ] Nessuno [ ] Bilancia [ ] Misuratore [ ] Altro: _____________ Locali o aree comprese nella verifica: _____________ Locali o aree escluse dalla verifica: _____________ Criteri di conteggio: _____________ Criteri di valutazione, se previsti: _____________ 5. ELENCO DEI BENI STRUMENTALI Numero progressivo: _____________ Categoria: _____________ Descrizione del bene: _____________ Marca: _____________ Modello: _____________ Matricola o numero di serie: _____________ Quantità: _____________ Ubicazione: _____________ Stato di conservazione: [ ] Nuovo [ ] Buono [ ] Usato [ ] Deteriorato [ ] Non funzionante [ ] Altro: _____________ Accessori presenti: _____________ Titolarità: [ ] Proprietà dell’impresa [ ] Proprietà del locatore [ ] Leasing [ ] Comodato [ ] Proprietà di un fornitore [ ] Proprietà di terzi [ ] Titolarità da verificare [ ] Altro: _____________ Valore, se previsto: _____________ Criterio del valore: [ ] Costo storico [ ] Costo di acquisto [ ] Valore contabile residuo [ ] Valore commerciale stimato [ ] Valore convenzionale [ ] Nessuna valorizzazione [ ] Altro: _____________ Difetti, mancanze o riserve: _____________ Fotografia o allegato di riferimento: _____________ Numero progressivo: _____________ Categoria: _____________ Descrizione del bene: _____________ Marca: _____________ Modello: _____________ Matricola o numero di serie: _____________ Quantità: _____________ Ubicazione: _____________ Stato di conservazione: _____________ Accessori presenti: _____________ Titolarità: _____________ Valore, se previsto: _____________ Criterio del valore: _____________ Difetti, mancanze o riserve: _____________ Fotografia o allegato di riferimento: _____________ Numero progressivo: _____________ Categoria: _____________ Descrizione del bene: _____________ Marca: _____________ Modello: _____________ Matricola o numero di serie: _____________ Quantità: _____________ Ubicazione: _____________ Stato di conservazione: _____________ Accessori presenti: _____________ Titolarità: _____________ Valore, se previsto: _____________ Criterio del valore: _____________ Difetti, mancanze o riserve: _____________ Fotografia o allegato di riferimento: _____________ Beni strumentali normalmente verificabili Bancone: _____________ Frigoriferi o celle frigorifere: _____________ Congelatori: _____________ Lavastoviglie: _____________ Macchina del caffè: _____________ Macinacaffè: _____________ Fabbricatore di ghiaccio: _____________ Spillatori: _____________ Forni e piastre: _____________ Impianti di aspirazione: _____________ Registratore telematico: _____________ POS e apparecchiature di pagamento: _____________ Tavoli, sedie e sgabelli: _____________ Scaffalature: _____________ Insegne: _____________ Climatizzatori: _____________ Stoviglie e bicchieri: _____________ Utensili: _____________ Arredi esterni: _____________ Sistemi di videosorveglianza, se presenti: _____________ Apparecchiature concesse in comodato: _____________ Altri beni: _____________ 6. ELENCO DELLE RIMANENZE Codice prodotto: _____________ Descrizione del prodotto: _____________ Marca: _____________ Formato: _____________ Lotto, se rilevante: _____________ Data di scadenza o termine minimo di conservazione, se rilevante: _____________ Unità di misura: _____________ Quantità rilevata: _____________ Confezioni integre: _____________ Confezioni aperte: _____________ Quantità effettiva o stimata: _____________ Prezzo unitario di acquisto, se previsto: _____________ Valore complessivo, se previsto: _____________ Aliquota IVA, se pertinente alla contabilità: _____________ Ubicazione: _____________ Destinazione: [ ] Vendita [ ] Somministrazione [ ] Materiale di consumo [ ] Altro: _____________ Titolarità: [ ] Proprietà dell’impresa [ ] Proprietà di un fornitore [ ] Comodato [ ] Deposito [ ] Titolarità da verificare [ ] Altro: _____________ Stato del prodotto: [ ] Vendibile [ ] Danneggiato [ ] Scaduto [ ] Non vendibile [ ] Da smaltire [ ] Altro: _____________ Note: _____________ Codice prodotto: _____________ Descrizione del prodotto: _____________ Marca: _____________ Formato: _____________ Lotto, se rilevante: _____________ Data di scadenza o termine minimo di conservazione, se rilevante: _____________ Unità di misura: _____________ Quantità rilevata: _____________ Confezioni integre: _____________ Confezioni aperte: _____________ Quantità effettiva o stimata: _____________ Prezzo unitario di acquisto, se previsto: _____________ Valore complessivo, se previsto: _____________ Aliquota IVA, se pertinente alla contabilità: _____________ Ubicazione: _____________ Destinazione: _____________ Titolarità: _____________ Stato del prodotto: _____________ Note: _____________ Codice prodotto: _____________ Descrizione del prodotto: _____________ Marca: _____________ Formato: _____________ Lotto, se rilevante: _____________ Data di scadenza o termine minimo di conservazione, se rilevante: _____________ Unità di misura: _____________ Quantità rilevata: _____________ Confezioni integre: _____________ Confezioni aperte: _____________ Quantità effettiva o stimata: _____________ Prezzo unitario di acquisto, se previsto: _____________ Valore complessivo, se previsto: _____________ Aliquota IVA, se pertinente alla contabilità: _____________ Ubicazione: _____________ Destinazione: _____________ Titolarità: _____________ Stato del prodotto: _____________ Note: _____________ Riepilogo delle rimanenze Prodotti destinati alla vendita: _____________ Prodotti destinati alla somministrazione: _____________ Materiali di consumo: _____________ Merce di proprietà di fornitori: _____________ Prodotti ricevuti in comodato o deposito: _____________ Merce danneggiata: _____________ Merce scaduta o da smaltire: _____________ Valore complessivo, se previsto: _____________ 7. BENI DI TERZI Descrizione del bene: _____________ Proprietario o soggetto titolare: _____________ Titolo della disponibilità: [ ] Comodato [ ] Leasing [ ] Deposito [ ] Concessione del fornitore [ ] Altro: _____________ Contratto o documento di riferimento: _____________ Stato del bene: _____________ Accessori presenti: _____________ Obblighi di restituzione o altre indicazioni: _____________ Note: _____________ Descrizione del bene: _____________ Proprietario o soggetto titolare: _____________ Titolo della disponibilità: _____________ Contratto o documento di riferimento: _____________ Stato del bene: _____________ Accessori presenti: _____________ Obblighi di restituzione o altre indicazioni: _____________ Note: _____________ 8. BENI ESCLUSI Numero progressivo: _____________ Descrizione del bene o del prodotto: _____________ Ubicazione: _____________ Titolarità: _____________ Motivo dell’esclusione: _____________ Destinazione dopo la consegna o l’operazione: _____________ Note: _____________ Numero progressivo: _____________ Descrizione del bene o del prodotto: _____________ Ubicazione: _____________ Titolarità: _____________ Motivo dell’esclusione: _____________ Destinazione dopo la consegna o l’operazione: _____________ Note: _____________ 9. BENI MANCANTI, NON VERIFICATI O DA VERIFICARE Descrizione: _____________ Quantità: _____________ Ubicazione prevista: _____________ Motivo della mancata verifica: _____________ Documentazione da acquisire: _____________ Riserva o osservazione: _____________ Descrizione: _____________ Quantità: _____________ Ubicazione prevista: _____________ Motivo della mancata verifica: _____________ Documentazione da acquisire: _____________ Riserva o osservazione: _____________ 10. STATO DEI LOCALI E DEGLI IMPIANTI La presente sezione è compilata, se l’inventario riguarda anche la consegna o la riconsegna dei locali. Chiavi consegnate o riconsegnate: _____________ Serrature: _____________ Contatori: _____________ Impianto elettrico: _____________ Impianto idraulico: _____________ Impianto di climatizzazione: _____________ Impianto di aspirazione: _____________ Pareti: _____________ Pavimenti: _____________ Soffitti: _____________ Arredi fissi: _____________ Altri elementi verificati: _____________ Difetti o danni rilevati: _____________ Fotografie di riferimento: _____________ 11. VALORIZZAZIONE La valorizzazione riguarda: [ ] Nessun valore [ ] Beni strumentali [ ] Rimanenze [ ] Beni strumentali e rimanenze Criterio utilizzato: _____________ Il valore indicato è: [ ] Contabile [ ] Commerciale stimato [ ] Convenzionale [ ] Meramente descrittivo [ ] Altro: _____________ Valore complessivo dei beni strumentali: _____________ Valore complessivo delle rimanenze: _____________ Valore complessivo indicato nell’inventario: _____________ Eventuali precisazioni sulla valorizzazione: _____________ 12. DICHIARAZIONI Il presente inventario è stato redatto alla data indicata in apertura. Le parti dichiarano di avere esaminato i beni e le rimanenze indicati nel documento, nei limiti delle aree e delle modalità di rilevazione sopra specificate. Le quantità indicate risultano da: [ ] Conteggio fisico [ ] Stima [ ] Conteggio fisico e stima [ ] Documentazione disponibile Le parti dichiarano che i beni sono descritti nello stato di conservazione indicato nelle relative schede. I difetti, le mancanze, le esclusioni e le riserve risultano dalle sezioni e dalle note del presente documento. I beni di terzi sono indicati separatamente e non sono compresi nella disponibilità trasferita, salvo diverso accordo risultante dal contratto o dalla documentazione collegata. Le fotografie e gli altri allegati identificati nel presente documento costituiscono parte integrante dell’inventario, se sottoscritti o comunque richiamati dalle parti. Il valore eventualmente indicato ha esclusivamente la natura specificata nella sezione “Valorizzazione”. Il presente inventario non costituisce, da solo, prova della proprietà dei beni quando la titolarità non risulta dalla documentazione disponibile. Eventuali beni o rimanenze non verificati sono indicati nella sezione dedicata. Eventuali ulteriori dichiarazioni: _____________ 13. RISERVE E CONTESTAZIONI Riserve della prima parte: _____________ Riserve della controparte: _____________ Beni o quantità da verificare successivamente: _____________ Documenti da acquisire: _____________ Termine concordato per segnalare errori di conteggio o difformità, se previsto: _____________ Modalità di comunicazione delle eventuali contestazioni: _____________ Ulteriori riserve: _____________ 14. ALLEGATI [ ] Fotografie [ ] Planimetria [ ] Elenco separato delle rimanenze [ ] Fatture di acquisto [ ] Libretti di manutenzione [ ] Certificazioni o dichiarazioni di conformità [ ] Contratti di comodato [ ] Contratti di leasing [ ] Documentazione del registratore telematico [ ] Verbale di consegna [ ] Verbale di riconsegna [ ] Copie dei documenti di identità dei firmatari [ ] Elenco dei beni esclusi [ ] Altro: _____________ Numero degli allegati: _____________ Descrizione degli allegati: _____________ 15. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Documento conservato in formato: [ ] Cartaceo [ ] Digitale [ ] Cartaceo e digitale Versione modificabile conservata presso: _____________ PDF definitivo conservato presso: _____________ Fotografie e documentazione collegata conservate presso: _____________ Data di archiviazione: _____________ Responsabile della conservazione: _____________ 16. SOTTOSCRIZIONE Luogo: _____________ Data: _____________ Il titolare o rappresentante della prima parte Nome e cognome: _____________ Qualità: _____________ Firma: ______________________________ La controparte Nome e cognome: _____________ Qualità: _____________ Firma: ______________________________ Eventuale incaricato Nome e cognome: _____________ Qualità o incarico: _____________ Firma: ______________________________ Sigla delle parti sulle pagine dell’inventario: _____________ 17. NOTE FINALI Note: _____________ Note: _____________ Note: _____________ Note: _____________
Come compilare il modulo
L’inventario bar è un documento di ricognizione che descrive i beni e le rimanenze presenti in un esercizio di somministrazione di alimenti e bevande in una determinata data. Non esiste un unico modello ufficiale valido per ogni situazione: il contenuto deve essere adeguato allo scopo per cui viene predisposto. Può servire come documento interno per controllare attrezzature e scorte, oppure essere collegato a una consegna, a una riconsegna, a una cessione o a un affitto d’azienda.
Prima di compilare il modello è necessario individuare la finalità dell’inventario. Nella parte iniziale deve essere selezionata la casella corrispondente all’operazione, indicando anche un eventuale codice interno e la data di riferimento. La data è importante perché fotografa la situazione dell’attività in un momento preciso. Se il documento è collegato a un contratto o a un verbale, è opportuno riportare gli estremi dell’atto, la data di sottoscrizione e, quando previsto, la data di consegna o riconsegna.
La sezione relativa all’identificazione dell’esercizio deve essere compilata riportando l’insegna del bar, la denominazione dell’impresa, il codice fiscale, la partita IVA, il numero REA quando pertinente, la sede legale e l’indirizzo dei locali oggetto della rilevazione. Se i locali sono utilizzati in locazione, comodato o altro titolo, l’informazione può essere indicata per chiarire il rapporto tra l’attività e l’immobile. È utile distinguere la sede legale dall’indirizzo effettivo del bar quando non coincidono.
Nei documenti destinati a essere firmati da più soggetti devono essere indicati con precisione i dati delle parti. Per una persona fisica occorre riportare nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita e residenza. Per una società o un’impresa devono essere indicati denominazione, codice fiscale, partita IVA e sede. La qualità del firmatario chiarisce se la persona interviene come titolare, legale rappresentante, cedente, cessionario, locatore, conduttore o incaricato. Se firma un delegato, è consigliabile specificare i poteri o richiamare la delega allegata.
La rilevazione deve indicare quando e come è stata eseguita. Nella sezione dedicata al sopralluogo si riportano la data, l’orario di inizio e di conclusione, il luogo, le persone presenti e la loro qualifica. Occorre precisare se i dati derivano da un conteggio fisico, da una stima, da una verifica documentale o dalla combinazione di più metodi. Quando vengono usati strumenti come bilance o misuratori, la loro presenza può essere registrata per rendere più chiaro il criterio seguito. Devono essere indicate anche le aree controllate e quelle eventualmente escluse.
Per i beni strumentali è necessario compilare una scheda separata per ogni categoria o bene rilevante. La descrizione deve essere sufficientemente precisa da consentirne l’identificazione senza ambiguità. Per le attrezzature è quindi utile indicare marca, modello, matricola o numero di serie, quantità e ubicazione. La macchina del caffè, il frigorifero, il registratore telematico, il POS, gli spillatori e gli altri apparecchi dovrebbero essere descritti insieme agli accessori presenti, come chiavi, telecomandi, cavi, componenti o dotazioni specifiche.
Lo stato di conservazione deve riflettere le condizioni effettive del bene al momento della verifica. Le caselle relative a bene nuovo, buono, usato, deteriorato o non funzionante devono essere selezionate in modo coerente con le annotazioni. Eventuali difetti, rumori, parti mancanti, malfunzionamenti o danni visibili devono essere riportati nello spazio dedicato. Quando il bene è importante per la consegna o la riconsegna, è prudente associare una fotografia numerata e richiamarla nel campo relativo agli allegati.
Particolare attenzione deve essere riservata alla titolarità. Nei bar sono frequenti attrezzature concesse dai fornitori, macchine da caffè in comodato, frigoriferi di proprietà di distributori, apparecchiature in leasing e beni appartenenti al locatore. La presenza fisica del bene nei locali non dimostra automaticamente che appartenga all’impresa. Per questo motivo il modello distingue i beni di proprietà da quelli di terzi e consente di indicare il contratto o il documento che ne regola la disponibilità. Se la titolarità non è stata verificata, è preferibile selezionare l’apposita voce e inserire una riserva anziché formulare un’attribuzione non documentata.
La sezione delle rimanenze riguarda i prodotti presenti nel bar alla data dell’inventario. Per ogni prodotto devono essere riportati, quando disponibili, codice, descrizione, marca, formato, lotto, scadenza o termine minimo di conservazione, unità di misura e quantità. Le confezioni integre devono essere distinte da quelle aperte, soprattutto quando la quantità effettiva non coincide con il numero di confezioni presenti. Per bottiglie, fusti, alimenti sfusi o prodotti parzialmente utilizzati è possibile indicare una quantità stimata, specificando il criterio adottato.
La merce deve essere classificata anche in base alla destinazione e allo stato. Occorre distinguere i prodotti destinati alla vendita, quelli utilizzati per la somministrazione e i materiali di consumo. Devono inoltre essere evidenziati i prodotti danneggiati, scaduti, non vendibili o destinati allo smaltimento. Se la merce appartiene a un fornitore o è stata ricevuta in comodato o deposito, tale circostanza deve essere indicata perché incide sulla disponibilità e sulla valorizzazione delle rimanenze.
Il campo relativo al prezzo unitario e al valore complessivo deve essere compilato soltanto quando è previsto dalla finalità del documento. Un inventario per la consegna dei locali può limitarsi alla descrizione e alla quantità, mentre un inventario collegato alla cessione d’azienda può richiedere una valorizzazione concordata. In ogni caso è necessario specificare se l’importo rappresenta il costo di acquisto, il costo storico, il valore contabile residuo, una stima commerciale o un valore convenzionale. Il valore indicato nell’inventario non equivale automaticamente al prezzo di vendita dell’azienda né dimostra da solo la proprietà del bene.
Le sezioni dedicate ai beni di terzi, ai beni esclusi e ai beni mancanti o non verificati servono a evitare che l’elenco principale venga interpretato in modo troppo ampio. Un’attrezzatura esclusa dalla cessione deve essere descritta, localizzata e accompagnata dal motivo dell’esclusione. Un bene non trovato o non controllabile deve essere indicato con la quantità prevista, la collocazione, la ragione della mancata verifica e la documentazione ancora da acquisire. Queste annotazioni sono particolarmente utili quando l’inventario viene firmato da soggetti che assumono responsabilità sulla consegna o sulla restituzione.
Se l’inventario riguarda anche i locali, devono essere controllati gli elementi fissi e gli impianti. Il modello consente di annotare chiavi, serrature, contatori, impianti elettrici, idraulici, di climatizzazione e di aspirazione, oltre alle condizioni di pareti, pavimenti, soffitti e arredi fissi. I difetti devono essere descritti in modo concreto, indicando possibilmente la posizione e la gravità del problema. Le fotografie possono integrare la descrizione, purché siano numerate e richiamate nel documento.
Le dichiarazioni finali riassumono il metodo utilizzato e delimitano il significato dell’inventario. Devono essere coerenti con quanto effettivamente verificato. Se una parte dei dati deriva da stime o documenti e non da un conteggio fisico, questa circostanza deve essere selezionata. Le riserve e le contestazioni devono essere inserite prima della sottoscrizione, indicando eventuali controlli successivi, documenti da acquisire e termini concordati per segnalare errori o difformità.
Gli allegati devono essere elencati con una descrizione riconoscibile e con il relativo numero. Fotografie, planimetrie, fatture, libretti di manutenzione, contratti di comodato o leasing, documentazione del registratore telematico e verbali di consegna possono completare le informazioni contenute nel modulo. Ogni allegato richiamato deve essere effettivamente conservato insieme all’inventario. In presenza di più pagine, è opportuno che le parti appongano una sigla su ciascuna pagina e firmino integralmente il documento alla fine.
La sottoscrizione deve riportare luogo, data, nome, qualità e firma di ciascun soggetto interessato. La firma conferma che il documento è stato esaminato e che le dichiarazioni, le quantità, le esclusioni e le riserve corrispondono a quanto rilevato, nei limiti indicati nel modello. Dopo la firma non è opportuno modificare unilateralmente il contenuto. Eventuali variazioni dovrebbero essere formalizzate con un’integrazione datata e sottoscritta oppure con un nuovo verbale che richiami l’inventario originario.
Il documento compilato dovrebbe essere conservato insieme alla versione modificabile, al PDF definitivo, alle fotografie e ai documenti collegati. L’inventario gestionale non sostituisce le scritture contabili, la documentazione fiscale o il manuale HACCP. Quando viene utilizzato per una cessione, un affitto d’azienda, una riconsegna contestata o una rilevante valutazione economica, è opportuno coordinarlo con il contratto principale e verificare il contenuto con il professionista che segue l’operazione.