Quando si decide di non avvalersi più di un professionista per la tenuta della contabilità, è necessario formalizzare tale scelta attraverso una comunicazione scritta. In questa guida, troverai istruzioni pratiche su come compilare una lettera di rinuncia alla tenuta della contabilità, insieme a un fac simile che potrai utilizzare come modello. Seguendo questi semplici passaggi, potrai procedere correttamente nel rispetto delle normative vigenti e delle buone prassi amministrative.
Indice
Come scrivere rinuncia alla tenuta della contabilità
La rinuncia alla tenuta della contabilità è un atto formale con cui un soggetto, solitamente un professionista abilitato, come un commercialista, un revisore legale o una società di servizi contabili, manifesta la propria volontà di cessare l’incarico di tenuta e gestione della contabilità per conto di un cliente, che può essere una società, un’impresa individuale o un altro soggetto obbligato alla tenuta delle scritture contabili. Questo documento assume importanza sia sotto il profilo civilistico che fiscale, poiché rappresenta la conclusione di un rapporto contrattuale che riguarda un aspetto fondamentale della gestione aziendale, ovvero la corretta rilevazione e conservazione delle scritture contabili previste dalla legge.
Dal punto di vista contenutistico, la rinuncia deve innanzitutto identificare con chiarezza le parti coinvolte, specificando sia il soggetto che rinuncia all’incarico sia il cliente per cui la contabilità era tenuta, riportando i dati essenziali di entrambi, quali denominazione, codice fiscale o partita IVA, sede legale o domicilio. Deve inoltre essere precisata la natura dell’incarico oggetto di rinuncia, indicando se si tratta della tenuta della contabilità ordinaria, semplificata, dei libri obbligatori o di altri adempimenti collegati, come la redazione delle dichiarazioni fiscali o la gestione degli adempimenti IVA.
Un elemento centrale della rinuncia è la motivazione, che può consistere in ragioni professionali, personali, di incompatibilità, di perdita di fiducia, di inadempimento contrattuale da parte del cliente, come il mancato pagamento dei compensi, oppure in altri motivi che rendono impossibile o sconveniente la prosecuzione dell’incarico. Tuttavia, non sempre è obbligatorio dettagliare in modo approfondito la causa della rinuncia, ma è buona prassi fornire almeno una motivazione generica per trasparenza e correttezza professionale.
È essenziale che la rinuncia indichi con precisione la data in cui la stessa avrà efficacia, ossia il termine a partire dal quale il professionista non sarà più responsabile della tenuta delle scritture contabili del cliente. Questo aspetto è fondamentale per delimitare le responsabilità e per permettere al cliente di organizzarsi con tempestività al fine di garantire la continuità nell’adempimento degli obblighi contabili e fiscali previsti dalla normativa.
Nel corpo dell’atto di rinuncia deve essere anche chiarito che, a seguito della cessazione dell’incarico, il professionista provvederà a restituire al cliente tutta la documentazione contabile e fiscale in suo possesso, sia in formato cartaceo sia digitale, garantendo così la possibilità di proseguire senza interruzioni la gestione amministrativa. Spesso viene specificato che la restituzione avverrà previo saldo di eventuali compensi professionali ancora dovuti, in conformità con quanto stabilito nel mandato professionale.
Dal punto di vista formale, la rinuncia deve essere redatta in forma scritta, preferibilmente su carta intestata del professionista o della società, datata e sottoscritta. È necessario che venga trasmessa in modo da garantirne la ricezione e la data certa, come tramite posta elettronica certificata (PEC), raccomandata con ricevuta di ritorno o consegna a mano con rilascio di ricevuta.
Infine, la rinuncia alla tenuta della contabilità non esonera il professionista dagli obblighi deontologici e di diligenza professionale relativi al periodo in cui l’incarico è stato svolto; egli rimane pertanto responsabile per eventuali errori o omissioni riferibili al periodo di propria competenza. Inoltre, il cliente dovrà provvedere tempestivamente alla nomina di un nuovo incaricato o all’assunzione diretta degli obblighi contabili, per evitare inadempienze o sanzioni da parte degli organi di controllo.
In sintesi, la rinuncia alla tenuta della contabilità è un atto delicato che deve essere redatto con attenzione, contenere tutte le informazioni necessarie a identificare le parti, l’oggetto e le modalità di cessazione dell’incarico, e garantire la tutela sia del professionista sia del cliente, in conformità alle norme civilistiche, fiscali e deontologiche vigenti.
Fac simile rinuncia alla tenuta della contabilità
Il sottoscritto/a [Nome e Cognome], nato/a a [Luogo di nascita] il [Data di nascita], residente in [Indirizzo completo], codice fiscale [Codice Fiscale], in qualità di [titolare/legale rappresentante] della ditta/società [Denominazione completa], con sede in [Indirizzo completo], partita IVA [Numero partita IVA],
dichiara
di essere stato/a informato/a circa l’obbligo di tenuta delle scritture contabili previsto dalla normativa vigente e delle relative responsabilità civili, amministrative e fiscali.
Con la presente, espressamente
rinuncia
alla fornitura del servizio di tenuta e conservazione delle scritture contabili da parte dello Studio [Denominazione Studio/Professionista], a far data dal [Data di decorrenza], assumendo ogni responsabilità in merito all’adempimento degli obblighi previsti dalla legge.
Il sottoscritto solleva sin d’ora lo Studio [Denominazione Studio/Professionista] da ogni responsabilità, diretta o indiretta, derivante dalla mancata tenuta e/o conservazione delle scritture contabili a decorrere dalla suddetta data.
Letto, confermato e sottoscritto.
[Luogo], [Data]
[Firma]