Il modello di inventario di libri antichi consente di descrivere e organizzare una raccolta di volumi antichi, rari o di pregio, documentandone i dati bibliografici, lo stato di conservazione, la provenienza, la collocazione e l’eventuale valore indicativo. Può essere utilizzato per esigenze private, successorie, assicurative, commerciali, patrimoniali o di catalogazione.
Fac Simile inventario libri antichi Word
Il fac simile in formato Word può essere modificato e adattato alla consistenza della raccolta, alla finalità dell’inventario e alle informazioni disponibili per ciascun volume. Il documento è utile quando occorre aggiungere schede, aggiornare i dati o personalizzare le dichiarazioni finali.
Fac Simile inventario libri antichi PDF
Il modello in PDF è indicato per la consultazione, la stampa e la compilazione come documento stabile. Può essere utilizzato per raccogliere le informazioni essenziali sui volumi e conservarle insieme alla documentazione fotografica, agli atti d’acquisto e agli eventuali documenti relativi alla provenienza.
Esempio inventario libri antichi
INVENTARIO DI LIBRI ANTICHI, RARI E DI PREGIO Numero o codice dell’inventario: _____________ Data di redazione: _____________ Luogo di redazione: _____________ Periodo di riferimento: dal _____________ al _____________ Finalità dell’inventario: [ ] catalogazione privata [ ] ricognizione patrimoniale [ ] successione o divisione [ ] vendita o asta [ ] assicurazione [ ] movimentazione, deposito o prestito [ ] richiesta di valutazione [ ] inventario aziendale o di libreria antiquaria [ ] altra finalità: _____________ Luogo di conservazione della raccolta: _____________ 1. TITOLARE, PROPRIETARIO O DETENTORE Nome e cognome o denominazione: _____________ Codice fiscale o partita IVA, se pertinente: _____________ Indirizzo: _____________ Recapito telefonico: _____________ Posta elettronica: _____________ Rappresentante legale, se pertinente: _____________ Titolo di possesso o disponibilità dei libri: [ ] proprietà [ ] eredità [ ] comunione [ ] deposito [ ] comodato [ ] possesso [ ] altro: _____________ Documentazione relativa al titolo di possesso o disponibilità: _____________ 2. REDATTORE DELL’INVENTARIO Nome e cognome o denominazione: _____________ Qualifica o attività: _____________ Indirizzo: _____________ Recapito telefonico: _____________ Posta elettronica: _____________ Incaricato da: _____________ Data dell’incarico, se pertinente: _____________ Oggetto dell’incarico, se pertinente: _____________ 3. PREMESSA E AMBITO DELL’ESAME Il presente inventario è stato predisposto da _____________ su incarico di _____________. Sono stati esaminati i seguenti materiali: [ ] volumi fisicamente presenti [ ] fotografie [ ] documenti d’acquisto [ ] ricevute o fatture [ ] precedenti cataloghi [ ] atti successori [ ] perizie o valutazioni [ ] documentazione relativa alla provenienza [ ] altra documentazione: _____________ Numero complessivo dei volumi esaminati: _____________ Luoghi nei quali è stata svolta la ricognizione: _____________ Periodo dell’esame: dal _____________ al _____________ Limiti dell’esame, se presenti: _____________ L’inventario ha funzione: [ ] descrittiva [ ] patrimoniale [ ] assicurativa [ ] commerciale [ ] organizzativa [ ] altra: _____________ Eventuali precisazioni: _____________ 4. CRITERI DI CATALOGAZIONE Criterio di ordinamento adottato: [ ] numerico progressivo [ ] alfabetico per autore [ ] alfabetico per titolo [ ] cronologico [ ] per collocazione [ ] altro: _____________ Sistema di identificazione dei volumi: _____________ Numerazione progressiva utilizzata: dal numero _____________ al numero _____________ Criteri utilizzati per la descrizione bibliografica: _____________ Criteri utilizzati per la descrizione dello stato di conservazione: _____________ Criteri utilizzati per la descrizione della provenienza: _____________ Cataloghi, repertori o strumenti di confronto consultati: _____________ Data dell’ultima verifica o consultazione: _____________ 5. ELENCO SINTETICO DEI VOLUMI Numero progressivo | Codice inventariale | Autore e titolo | Luogo, stampatore o editore, anno | Formato e pagine o carte | Stato di conservazione | Provenienza | Valore indicativo | Fotografie e note _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ 6. SCHEDA ANALITICA DEL SINGOLO VOLUME Scheda numero: _____________ Numero progressivo: _____________ Codice interno o inventariale: _____________ Segnatura o collocazione: _____________ 6.1 Identificazione bibliografica Autore o ente autore: _____________ Titolo completo: _____________ Sottotitolo: _____________ Curatore: _____________ Traduttore: _____________ Prefatore: _____________ Illustratore: _____________ Altri responsabili: _____________ Luogo di stampa o pubblicazione: _____________ Editore, tipografo o stampatore: _____________ Anno di pubblicazione: _____________ Indicazione di edizione: _____________ Eventuale ristampa o altra data rilevante: _____________ Lingua: _____________ Altri elementi identificativi: _____________ 6.2 Caratteristiche fisiche Formato: _____________ Dimensioni: altezza _____________ cm; larghezza _____________ cm; spessore _____________ cm Numero di pagine: _____________ Numero di carte: _____________ Fogli preliminari: _____________ Tavole presenti: _____________ Illustrazioni presenti: _____________ Mappe presenti: _____________ Incisioni presenti: _____________ Frontespizio presente: [ ] sì [ ] no Colophon presente: [ ] sì [ ] no Descrizione di altri elementi fisici rilevanti: _____________ 6.3 Legatura Descrizione della legatura: _____________ Materiali utilizzati: _____________ Descrizione dei piatti: _____________ Descrizione del dorso: _____________ Decorazioni, impressioni o fregi: _____________ Tagli: _____________ Segni di rifacimento o sostituzione della legatura: _____________ Elementi metallici, fermagli o altri accessori: _____________ 6.4 Stato di conservazione Stato generale: [ ] ottimo [ ] buono [ ] discreto [ ] mediocre [ ] cattivo Descrizione dello stato di conservazione: _____________ Carte mancanti: _____________ Pagine mancanti: _____________ Tavole mancanti: _____________ Strappi o lacerazioni: _____________ Macchie o alterazioni: _____________ Fori, attacchi di insetti o altri danni: _____________ Umidità o muffe: _____________ Rifilature: _____________ Restauri: _____________ Rifacimenti: _____________ Parti sostituite: _____________ Altri difetti o mancanze: _____________ 6.5 Completezza Il volume risulta: [ ] completo [ ] incompleto [ ] non verificato integralmente Descrizione della completezza e delle eventuali lacune: _____________ Elementi consultati per la verifica: _____________ 6.6 Note di possesso e provenienza Firme presenti: _____________ Autore della firma, se identificato: _____________ Dediche: _____________ Note manoscritte o postille: _____________ Ex libris: _____________ Timbri: _____________ Cartellini: _____________ Sigilli: _____________ Altri segni di possesso: _____________ Descrizione della provenienza conosciuta: _____________ Provenienza documentata da: [ ] documento d’acquisto [ ] fattura [ ] ricevuta [ ] atto di donazione [ ] atto successorio [ ] precedente catalogo [ ] corrispondenza [ ] dichiarazione del possessore [ ] elementi presenti sul volume [ ] altro: _____________ Provenienza dichiarata ma non documentata: _____________ Provenienza non conosciuta: _____________ Documenti relativi alla provenienza: _____________ 6.7 Valutazione economica Valore indicato: _____________ Valuta: _____________ Natura della cifra: [ ] valore indicativo [ ] valore assicurativo [ ] prezzo richiesto [ ] valore di mercato stimato [ ] valore fiscale o contabile, se previsto dalla procedura Data della valutazione: _____________ Soggetto che ha effettuato la valutazione: _____________ Qualifica del valutatore: _____________ Relazione o documento di valutazione allegato: [ ] sì [ ] no Note sulla valutazione: _____________ 6.8 Vincoli o interesse culturale Sono presenti informazioni relative a vincoli, notifiche, provvedimenti di tutela o altri elementi di interesse culturale conosciuti? [ ] sì [ ] no [ ] non verificato Descrizione: _____________ Documentazione o provvedimenti conosciuti: _____________ Eventuale necessità di verifica presso l’autorità competente: _____________ 6.9 Fotografie e documentazione associata Fotografie associate: [ ] sì [ ] no Numero o codice delle fotografie: _____________ Elementi fotografati: [ ] volume completo [ ] piatti [ ] dorso [ ] frontespizio [ ] verso del frontespizio [ ] colophon [ ] tavole [ ] illustrazioni [ ] firme o note [ ] ex libris o timbri [ ] difetti o restauri [ ] altro: _____________ Documenti allegati alla scheda: _____________ 6.10 Note del redattore _____________ _____________ _____________ 7. DICHIARAZIONI 7.1 Corrispondenza tra elenco e volumi esaminati Il sottoscritto dichiara che, alla data indicata nel presente documento, l’elenco corrisponde ai volumi esaminati e identificati nelle relative schede, nei limiti dell’esame effettuato. Luogo e data: _____________ Firma: _____________ 7.2 Limiti dell’esame L’esame è stato svolto con i seguenti limiti: _____________ _____________ _____________ 7.3 Documentazione consultata Per la redazione dell’inventario sono stati consultati i seguenti documenti: _____________ _____________ _____________ 7.4 Provenienza La provenienza dei volumi è indicata sulla base della documentazione disponibile, delle dichiarazioni ricevute e degli elementi materiali presenti sui libri. Le informazioni non documentate sono state indicate come dichiarate, non conosciute o non verificate, secondo quanto riportato nelle singole schede. Eventuali precisazioni: _____________ 7.5 Autenticità e attribuzioni Le attribuzioni relative ad autori, firme, ex libris, dediche, legature, restauri, provenienze o altri elementi non sono da intendersi come certificate quando non siano state oggetto di specifica verifica professionale. Elementi che richiedono ulteriore verifica: _____________ 7.6 Valutazione Gli eventuali valori indicati nel presente inventario hanno natura: [ ] indicativa [ ] assicurativa [ ] commerciale [ ] fiscale o contabile, se previsto dalla procedura La valutazione è stata effettuata da: _____________ In assenza di una specifica relazione professionale, gli importi indicati non sono presentati come valori certi. 7.7 Vincoli e provvedimenti Sulla base delle informazioni disponibili, risultano i seguenti vincoli, notifiche, provvedimenti o segnalazioni di interesse culturale: _____________ In mancanza di una verifica specifica, il presente inventario non contiene una dichiarazione assoluta sull’assenza di vincoli o provvedimenti. 8. ALLEGATI Allegato n. _____________: repertorio fotografico Allegato n. _____________: fotografie del volume e degli elementi rilevanti Allegato n. _____________: scansioni del frontespizio e del colophon Allegato n. _____________: documenti d’acquisto Allegato n. _____________: ricevute o fatture Allegato n. _____________: precedenti cataloghi Allegato n. _____________: perizie o valutazioni Allegato n. _____________: atti successori o documentazione relativa alla divisione Allegato n. _____________: documentazione relativa alla provenienza Allegato n. _____________: corrispondenza Allegato n. _____________: autorizzazioni o provvedimenti dell’autorità competente Allegato n. _____________: altro: _____________ 9. MOVIMENTAZIONI E AGGIORNAMENTI Numero o codice della scheda: _____________ Data: _____________ Tipo di movimentazione o modifica: [ ] acquisto [ ] vendita [ ] trasferimento [ ] prestito [ ] deposito [ ] restituzione [ ] aggiornamento della provenienza [ ] nuova valutazione [ ] modifica dello stato di conservazione [ ] correzione della scheda [ ] altro: _____________ Descrizione della movimentazione o modifica: _____________ Causale: _____________ Documento di riferimento: _____________ Versione precedente della scheda: _____________ Nuova versione della scheda: _____________ Autore della modifica: _____________ Firma o identificazione dell’autore della modifica: _____________ 10. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Copia cartacea conservata presso: _____________ File originale conservato presso: _____________ Copia PDF o altro formato stabile conservata presso: _____________ Repertorio fotografico conservato presso: _____________ Documenti di provenienza conservati presso: _____________ Registro degli aggiornamenti conservato presso: _____________ Data dell’ultima copia o archiviazione: _____________ 11. FIRME Il proprietario, possessore o rappresentante Nome e cognome: _____________ Qualifica: _____________ Luogo e data: _____________ Firma: _____________ Il redattore dell’inventario Nome e cognome: _____________ Qualifica: _____________ Luogo e data: _____________ Firma: _____________ L’esperto incaricato, se presente Nome e cognome: _____________ Qualifica: _____________ Oggetto dell’attività svolta: _____________ Luogo e data: _____________ Firma: _____________ Eventuali eredi o parti Nome e cognome: _____________ Qualifica o rapporto con la raccolta: _____________ Luogo e data: _____________ Firma: _____________ Nome e cognome: _____________ Qualifica o rapporto con la raccolta: _____________ Luogo e data: _____________ Firma: _____________ 12. NOTE FINALI _____________ _____________ _____________
Come compilare il modulo
L’inventario di libri antichi è un documento descrittivo e ricognitivo che consente di rappresentare la consistenza di una raccolta in una determinata data. Non esiste un modello unico valido per ogni situazione: la struttura deve essere adattata allo scopo concreto, al numero dei volumi, al loro valore e alla natura della documentazione disponibile. Può essere utilizzato per una biblioteca personale, una successione, una divisione tra eredi, una vendita, una richiesta di valutazione, una copertura assicurativa, una movimentazione o la gestione interna di una libreria antiquaria.
La compilazione dovrebbe iniziare dall’indicazione del numero o del codice dell’inventario, della data e del luogo di redazione. È importante precisare il periodo di riferimento e la finalità del documento, perché un inventario predisposto per uso organizzativo può avere un livello di dettaglio diverso da quello richiesto per una vendita, una pratica assicurativa o una successione. Nello stesso spazio devono essere indicati anche il luogo in cui la raccolta è conservata e il numero complessivo dei volumi esaminati.
La sezione relativa al titolare deve identificare il proprietario, il possessore o il detentore dei libri. Occorre distinguere la proprietà dal semplice possesso, dal deposito, dal comodato o dalla disponibilità derivante da un’eredità. Se la raccolta appartiene a un ente o a un’impresa, devono essere riportati la denominazione, il codice fiscale o la partita IVA quando pertinenti e i dati del rappresentante autorizzato. Le informazioni sul titolo di disponibilità dovrebbero essere accompagnate, quando possibile, da fatture, ricevute, atti di donazione, documenti successori o altra documentazione utile.
Il redattore dell’inventario può essere il proprietario stesso oppure un soggetto incaricato, come un bibliotecario, un libraio antiquario, un bibliografo, un perito o un altro professionista. La scheda iniziale deve chiarire chi ha svolto materialmente l’esame, su incarico di chi, in quale periodo e con quali materiali. Se alcuni volumi sono stati descritti soltanto sulla base di fotografie o di documenti precedenti, questa circostanza deve essere esplicitata. La descrizione di un volume non esaminato direttamente non dovrebbe essere presentata come una verifica fisica completa.
I criteri di catalogazione servono a rendere coerente l’intero documento. Prima di iniziare la registrazione è opportuno stabilire se i volumi saranno ordinati secondo un numero progressivo, per autore, per titolo, per data, per collocazione o secondo un diverso criterio. Ogni libro deve ricevere un codice univoco, riportato sia nell’elenco sintetico sia nella scheda analitica. Il codice può essere associato alla collocazione fisica, al repertorio fotografico e ai documenti relativi alla provenienza, così da poter collegare senza ambiguità il volume alla sua documentazione.
Nell’elenco sintetico è possibile riportare le informazioni essenziali di tutti i volumi. Per ciascun elemento devono essere indicati almeno il numero progressivo, il codice inventariale, l’autore, il titolo, il luogo di stampa o pubblicazione, lo stampatore o editore, l’anno, il formato, il numero di pagine o carte, lo stato di conservazione, la provenienza conosciuta e l’eventuale valore indicativo. Le colonne relative alle fotografie e alle note consentono di collegare la registrazione alle immagini e di segnalare particolarità che richiedono un esame più approfondito.
La scheda analitica deve essere compilata per ogni volume quando la raccolta ha un valore significativo, presenta caratteristiche particolari o deve essere utilizzata in una procedura formale. I dati bibliografici devono essere ricavati, per quanto possibile, dal frontespizio, dal verso del frontespizio, dal colophon e dalle altre parti preliminari o finali del libro. È opportuno distinguere l’autore dal curatore, dal traduttore, dal prefatore e dall’illustratore, evitando di ricostruire informazioni non presenti senza indicare che si tratta di un’attribuzione o di un dato ricavato da un repertorio esterno.
La descrizione fisica deve indicare il formato, le dimensioni, il numero delle pagine o delle carte e la presenza di fogli preliminari, tavole, illustrazioni, mappe, incisioni, frontespizio e colophon. Per i libri antichi la presenza o l’assenza di questi elementi può essere determinante per verificare la completezza dell’edizione. Quando il volume contiene materiali aggiunti, tavole fuori testo, carte ripiegate o inserti, è consigliabile descriverli con precisione nella sezione dedicata agli elementi fisici rilevanti.
La legatura deve essere descritta separatamente dalla conservazione generale. È necessario indicare i materiali, la struttura dei piatti e del dorso, le decorazioni, i fregi, i tagli, i fermagli e gli eventuali elementi metallici. Devono essere segnalati anche i rifacimenti, le sostituzioni e i restauri visibili. La data della legatura può essere diversa da quella di stampa del volume; per questo non è opportuno confondere un dato certo sull’edizione con una semplice ipotesi relativa alla legatura.
Per lo stato di conservazione è preferibile selezionare una valutazione generale e aggiungere una descrizione concreta. Espressioni come “buono” o “discreto” non sono sufficienti quando il documento deve supportare una vendita, una stima o una richiesta assicurativa. Devono essere indicati, se presenti, carte o pagine mancanti, tavole mancanti, strappi, macchie, fori, attacchi di insetti, muffe, umidità, rifilature, restauri, rifacimenti e parti sostituite. Le imperfezioni devono essere descritte senza minimizzarle, specificando quando possibile la loro posizione e la loro estensione.
La verifica della completezza richiede il confronto con cataloghi bibliografici, repertori, descrizioni editoriali o altre fonti attendibili. Se il controllo non è stato eseguito integralmente, occorre selezionare l’opzione relativa alla verifica non completa e spiegare quali elementi sono stati consultati. L’assenza di una segnalazione non equivale alla certezza che il volume sia completo: le lacune conosciute e i limiti della verifica devono essere sempre riportati.
Le note di possesso e provenienza riguardano tutti gli elementi che possono documentare la storia del volume. Firme, dediche, postille, ex libris, timbri, cartellini, sigilli e annotazioni devono essere trascritti o descritti con attenzione, indicando la posizione in cui compaiono e, solo quando possibile, l’autore o il precedente possessore. La provenienza documentata deve essere distinta da quella dichiarata dal possessore ma priva di riscontri. Se non sono disponibili informazioni attendibili, è preferibile indicare che la provenienza non è conosciuta invece di formulare ricostruzioni non verificate.
Le fotografie completano la descrizione scritta. Per ogni volume possono essere associate immagini del libro completo, dei piatti, del dorso, del frontespizio, del verso del frontespizio, del colophon, delle tavole, delle illustrazioni, delle firme, degli ex libris, dei timbri, dei difetti e dei restauri. I file fotografici dovrebbero avere un codice collegato alla scheda e, se possibile, essere conservati insieme al PDF dell’inventario e alla documentazione di provenienza.
Il valore economico deve essere indicato soltanto quando è necessario per la finalità del documento o quando esiste una valutazione attendibile. La cifra deve essere accompagnata dalla valuta, dalla data, dal soggetto che l’ha formulata e dalla sua natura, distinguendo il valore indicativo dal valore assicurativo, dal prezzo richiesto e dal valore di mercato stimato. Un inventario compilato autonomamente non dovrebbe presentare la cifra come una valutazione certa o come una perizia professionale. Per volumi rari, prime edizioni, incunaboli, manoscritti, legature di pregio o raccolte di valore elevato è opportuno rivolgersi a un esperto qualificato.
La sezione relativa ai vincoli e all’interesse culturale deve essere compilata con particolare prudenza. L’inventario può segnalare l’esistenza di informazioni, notifiche, provvedimenti o caratteristiche che richiedono una verifica, ma non sostituisce gli accertamenti dell’autorità competente. Non è corretto dichiarare in modo assoluto che un libro è privo di vincoli se tale circostanza non è stata verificata. La descrizione è particolarmente importante quando la raccolta comprende manoscritti, incunaboli, documenti, pergamene o beni destinati alla vendita o alla circolazione fuori dall’Italia.
Le dichiarazioni finali delimitano il valore del documento. Il redattore può dichiarare che l’elenco corrisponde ai volumi esaminati, ma deve specificare i limiti dell’attività svolta. Deve inoltre indicare i documenti consultati e chiarire che le informazioni sulla provenienza derivano dalla documentazione disponibile, dalle dichiarazioni ricevute e dagli elementi materiali presenti sui libri. Le attribuzioni relative ad autenticità, firme, ex libris, legature, restauri e provenienze non devono essere considerate certificate se non sono state oggetto di una verifica professionale specifica.
Gli allegati devono essere numerati e richiamati nelle singole schede. Possono comprendere il repertorio fotografico, le scansioni del frontespizio e del colophon, le fatture, le ricevute, i precedenti cataloghi, le perizie, gli atti successori, la corrispondenza e i documenti relativi alla provenienza. La corretta conservazione degli allegati è essenziale perché il valore documentale dell’inventario dipende anche dalla possibilità di controllare le informazioni riportate.
La sezione sulle movimentazioni consente di aggiornare il documento senza cancellare la storia della raccolta. Ogni acquisto, vendita, trasferimento, prestito, deposito, restituzione, nuova valutazione o variazione dello stato di conservazione dovrebbe essere registrato con data, causale, documento di riferimento e identificazione dell’autore della modifica. È consigliabile conservare la versione precedente della scheda e predisporre una nuova versione numerata, così da mantenere una cronologia verificabile.
Al termine devono essere indicati i luoghi di conservazione della copia cartacea, del file originale, del PDF stabile, del repertorio fotografico, dei documenti di provenienza e del registro degli aggiornamenti. Le firme del proprietario, del redattore, dell’eventuale esperto e delle parti interessate rendono più chiara la responsabilità delle informazioni inserite. La firma, tuttavia, non trasforma automaticamente l’inventario in una perizia e non certifica circostanze che non siano state effettivamente verificate.
Il modello ha natura privata e descrittiva, salvo che sia inserito in una procedura con requisiti specifici. Per successioni controverse, vendite di rilevante valore, attività commerciali, richieste assicurative, esportazioni, contenziosi o possibili vincoli culturali, il contenuto dovrebbe essere verificato da un professionista o dall’ufficio competente. L’inventario deve essere aggiornato quando cambiano la proprietà, la collocazione, lo stato di conservazione, la provenienza o il valore dei volumi.