Come Scegliere Registratore di Cassa

Anche se non siamo commercianti nella nostra vita abbiamo a che fare quotidianamente con questo oggetto tecnologico che da lungo tempo accompagna lo scambio commerciale al minuto in negozio, al bar o al supermercato. Il registratore di cassa è un ottimo ausilio per il commerciante e un alleato per il fisco. Occhio ai prezzi d’acquisto dei registratori di cassa e a chi ne è affidata la vendita.

Da lungo tempo il registratore di cassa ha il compito di registrare, in doppia copia nel caso di quello fiscale, gli estremi di tutte le transazioni effettuate tra un commerciante e un privato. Oggi l’adozione di un registratore di cassa fiscale è obbligo imposto dal Ministero delle Finanze per la maggior parte delle categorie di prodotti commercializzati ma in tempi passati egli fungeva unicamente da ausilio al venditore che tramite di esso poteva effettuare la somma dei beni venduti e ottenere così il totale da richiedere al proprio cliente. Quelli moderni assomigliano ancora in parte ai loro antenati completamente meccanici dotati di tasti, manovella e campanello che suonava ogni qual volta veniva premuto il tasto totale in contemporanea all’apertura del cassetto per riporre il contante dal quel estrarre inoltre l’eventuale resto.

Oggi chiaramente l’elettronica e l’informatica hanno sostituito la meccanica e le funzioni sono diventate di più e maggiormente avanzate. La sostanza è però rimasta, anche quelli moderni permettono di inserire i singoli importi e di ottenere alla fine il totale della transazione; inserendo inoltre la cifra dei contati pagati dal cliente il commerciante può visualizzare a display l’importo da dare come resto al cliente, garantendosi così di non incorrere in eventuali errori. Anche nei registratori di cassa moderni come quelli del passato dopo aver premuto il tasto totale, che indica che si è terminato di battere lo scontrino, si apre il cassetto dove poter riporre il denaro del cliente. Ciò che i vecchi modelli non avevano, anche perché non richiesto, è il rilascio di una ricevuta che nel caso in cui sia fiscale ha valore legale e per legge deve essere realizzata in doppia copia, una che viene consegnata al cliente mentre l’altra che deve essere custodita dal commerciante. L’’utilizzo di un registratore di cassa è in genere molto semplice e di grande aiuto specialmente se collegato a una o più delle molteplici periferiche interfacciabili come il lettore di codici a barre, la bilancia elettronica o il sistema di pagamento elettronico per carte di credito e bancomat detto POS.

Dal semplice registratore di cassa al terminale di rete

Come ogni buon prodotto di elettronica che si rispetti anche il registratore di cassa si è evoluto in differenti modelli e tipologie aventi ognuna delle peculiarità atte a soddisfare al meglio differenti esigenze in termini di gestione delle vendite.

La configurazione più semplice e più diffusa è certamente quella del registratore di cassa aventi le funzioni base quali somma, subtotale, sconto, gestione di diverse tipologie di IVA e reparti e stampa dei vari giornali quotidiani e mensili collegato a un cassetto la cui apertura è attuabile tramite una chiave, al termine di una transazione oppure con una particolare sequenza di tasti, in modo da custodire al sicuro il denaro contante al suo interno. A questa configurazione possono essere collegate differenti periferiche, le più comuni sono certamente la bilancia che risulta indispensabile nel caso si debba vendere merce sfusa il cui prezzo è determinato dal loro peso, il codice a barre che velocizza il processo di inserimento dei prezzi in quanto esso viene ricavato dal registratore di cassa semplicemente leggendo il codice dell’’articolo venduto e ricercando in memoria il prezzo ad esso corrispondente oppure il POS che permette di poter effettuare transazioni bancarie ottenendo pagamenti tramite carte di credito e bancomat.

Queste configurazioni sono tutte relative a utilizzi commerciali standard di attività medie o piccole; superfici commerciali più grandi come supermercati, negozi di abbigliamento, negozi di elettronica e grandi catene commerciali in genere hanno esigenze superiori in quanto hanno la necessità di gestire riordini e scorte di magazzino oltre che tenere traccia degli importi delle vendite. In queste situazioni vengono per lo più adottati dei terminali che comunicano i dati a un sistema centrale che può anche essere delocalizzato che si limita a rilasciare lo scontrino e a gestire la cassa delegando il resto delle proprie funzionalità a computer centrali. In queste situazioni il registratore di cassa va oltre la sua funzione base infatti fornisce importanti informazioni che le sedi centrali dei vari punti vendita utilizzeranno per rifornire i propri punti vendita.

Scegliere il modello giusto per le proprie esigenze

Scegliere il registratore di cassa più adatto alle proprie necessità è relativamente semplice, innanzitutto bisogna capire se la merce che vendiamo appartiene o meno a una delle categorie per cui è necessario rilasciare scontrino fiscale. Se vendiamo giornali, tabacchi o carburanti per esempio il rilascio dello scontrino fiscale non è richiesto quindi se proprio lo riteniamo necessario potremmo acquistare un semplice registratore di cassa non fiscale.

Se però, come probabile, pure vendendo prodotti per cui non è richiesto il rilascio della ricevuta, riteniamo di commercializzare all’interno della nostra tabaccheria o edicola prodotti che lo richiedono come ad esempio accendini o penne avremo la necessità di acquistare un registratore di cassa che indipendentemente dalle funzionalità aggiuntive e delle varie periferiche opzionali dovrà essere sigillato tramite piombatura onde evitare manomissioni e sottoposto periodicamente a revisione da centri servizi autorizzati dal Ministero delle Finanze. Individuata in modo univoco questo presupposto fondamentale sarà possibile procedere con le valutazioni tecniche legate al nostro nuovo registratore di cassa.

Nel caso in cui effettuiamo poche vendite tramite registratore di cassa perché magari siamo degli edicolanti e il grosso della nostra fattura è realizzata con la vendita dei giornali, possiamo optare per l’acquisto di un modello base che permetta di effettuare lo scontrino e la stampa dei vari giornali fiscali evitando anche di acquistare il cassetto per i contanti in quanto il suo utilizzo sarebbe più d’’intralcio che altro, dato che dovremmo aprirlo tramite una sequenza di tasti o una chiave ogni volta che vendendo un giornale non batteremo lo scontrino. Se abbiamo invece esigenze leggermente superiori in quanto vendiamo merce che necessita di essere accompagnata da ricevuta fiscale possiamo optare per un registratore di cassa fiscale completo di cassetto automatico a cui eventualmente abbinare un ricevitore POS che ci permetta di effettuare transazioni tramite carte di credito e bancomat.

Se abbiamo l’esigenza di velocizzare le operazioni di cassa in quanto abbiamo un negozio alimentari in cui in genere ogni persona acquista parecchi articoli alla volta allora sarà molto utile abbinare al registratore di cassa anche un lettore di codice a barre da banco o a pistola che ci permette di passare molto velocemente gli articoli grazie all’automatismo elettronico. In questo caso molto probabilmente avremo l’esigenza di collegare il registratore di cassa a un computer sul quale sarà presente la banca dati in cui a ogni codice sono associati univocamente un prodotto e il suo prezzo. Se si hanno esigenze che richiedono soluzioni più sofisticate e mirate molto probabilmente avremo bisogno di un terminale abbinato a un software di gestione appositamente progettato per le nostre esigenze.

Vendita

Per l’acquisto del nostro registratore di cassa la soluzione migliore è quella di rivolgersi a una delle tante aziende che hanno in vendita queste macchine professionali. Il personale specializzato di queste aziende sarà in grado di offrirci un’ampia gamma di registratore di cassa potenzialmente in grado di soddisfare le nostre esigenze e di guidarci nella scelta più giusta nel ventaglio delle offerte proposteci. Specialmente nel caso in cui dobbiamo effettuare l’acquisto di un registratore di cassa fiscale, quindi a norma di legge e rispondente ai requisiti del Ministero delle Finanze dobbiamo rivolgerci a società serie e affidabili che ci possano dare garanzia sui prodotti acquistati in modo da non rischiare di incorrere in eventuali multe o violazioni dei termini di legge. Internet è come sempre una valida alternativa di vendita ai negozi fisici, nel caso in cui dobbiamo acquistare un registratore di cassa fiscale è possibile fare una ricerca tramite pagine gialle o un qualsiasi motore di ricerca per ottenere una numerosa lista di aziende rivenditrici e produttrici che offrono l’opportunità di acquistare on-line e di vedersi così recapitare a domicilio presso il proprio punto vendita il registratore di cassa scelto.

Nel caso in cui il registratore di cassa che si intende acquistare non è di tipo fiscale, quindi non dovrà essere utilizzato per rilasciare scontrini validi ai termini di legge, si potrà valutare inoltre di acquistare un registratore di cassa usato, sia tramite internet dove è possibile valutare numerose offerte vantaggiose, sia tramite i rivenditori autorizzati presenti in tutto il territorio nazionale. Spesso sono rivenditori autorizzati di grossi marchi del settore anche i negozi che vendono prodotti per ufficio e che si occupano di fiscalità, in questi negozi sarà in futuro possibile acquistare anche il materiale di consumo quale per esempio i rotoli di carta per gli scontrini o ricevere assistenza tecnica direttamente presso il proprio punto vendita in caso di guasto o malfunzionamento. Un servizio di assistenza pronto a venirci in soccorso in caso di blocco del registratore di cassa è fondamentale in quanto un eventuale guasto durante l’attività giornaliera da punto di vista fiscale impedirebbe tecnicamente di vendere se non si ha a disposizione un blocchetto per effettuare le ricevute a mano.

Prezzi

Come facilmente intuibile il prezzo di un registratore di cassa, fiscale o non, è determinato oltre che dalle caratteristiche tecniche e funzionali dell’apparecchio anche dal numero e dalla tipologia di periferiche ausiliari opzionali a esso abbinate. Per l’acquisto di un registratore di cassa base privo di cassetto e ogni altro ausilio si possono avere prezzi che si aggirano dalle 300 alle 500 euro sulla base delle funzioni presenti nonché della casa produttrice. Questi modelli anche se semplici possono essere comunque in molti casi collegati a personal computer con i quali possono comunicare per scambiarsi informazioni e avere quindi in locale i dati aggiornati sulle vendite e sulle scorte di magazzino.

Per modelli di registratori di cassa più avanzati con incluso il classico cassetto porta contanti il costo da preventivare sale sensibilmente. Si devono spendere minimo 450 euro per un modello base avente questa caratteristica fino a prezzi oltre le 800 euro per i registratori di cassa più avanzati. L’abbinamento a queste macchine di ausili opzionali come lettori di codice a barre o bilance elettroniche comporta costi aggiuntivi che possono variare dalle 50 alle 200 euro per un lettore a pistola, fino a oltre 800 euro per una bilancia omologata e certificata per la pesa di alimenti abbinabile al registrare di cassa.

Nel caso degli apparecchi POS il costo aggiuntivo spesso è nullo o legato a un canone di affitto. Queste macchine, infatti, in genere vengono fornite direttamente dalla banca a cui ci appoggeremo per l’accredito dei pagamenti con bancomat o carta di credito. Nel caso in cui le nostre necessità fossero particolari e necessitassimo per questo di un progetto ad hoc le cifre da mettere in budget sono di molto superiori, nell’ordine di qualche migliaio di euro che però probabilmente avremo modo di ripartire su più punti vendita. Il costo superiore ci permette però di poter attuare una gestione centralizzata degli incassi e dei flussi di merce che se opportunamente sfruttata può portare grandi vantaggi strategici ed economici fin da subito.